Collectivités, le guide pour choisir un logiciel de recrutement

Pourquoi acquérir un logiciel de recrutement ?

Vous êtes une collectivité territoriale : Région, département, communauté de communes, ville…. Et vous effectuez régulièrement des recrutements. Quels sont les gains attendus d’une solution de recrutement ? : 

  • Avoir des offres plus visibles 
  • Améliorer la qualité des candidatures 
  • Participer à la promotion de la marque employeur 
  • Digitaliser le process de recrutement 
  • Harmoniser les process de recrutement
  • Faciliter le parcours du candidat 
  • Favoriser la mobilité interne 
  • Attirer plus de candidats sur les métiers pénuriques/en tension 
  • Simplifier la diffusion des offres 
  • Collaborer avec les managers et les élus dans le tri des candidatures 
  • Faciliter la gestion et le suivi des annonces et des candidatures 
  • Générer des indicateurs 

Ces avantages d’une solution de recrutements amènent à se poser aussi la question du devenir des agents en charge du recrutement et du traitement des candidatures dans une collectivité. Et c’est justement l’autre intérêt d’une solution de recrutement, comme les taches sont numérisées et le traitement des candidatures plus rapide, vous avez la possibilité de réaffecter les agents en charge du traitement des candidature sur des taches à plus forte valeur ajoutée. Citons par exemple, la conception et d’outils de promotion de la collectivité et de la marque employeur, la réalisation des entretiens avec les candidats, le pilotage des réseaux sociaux, le suivi et le reporting de l’activité recrutement.  

Le choix d’une solution de recrutement (parfois dénommée ATS pour Applicant Tracking System) dépendra de plusieurs facteurs. Les solutions qui s’offrent à une collectivité sont soit  un tableur type excel, soit un développement interne soit une solution d’un éditeur. Dans ce dernier cas, il existe des solutions intégrées, c’est à dire que l’éditeur va proposer plusieurs solutions dans une suite globale soit des solutions spécialisées, l’éditeur ne propose que ce module qui est souvent plus abouti et paramètrable. 

A partir d’un certain nombre de candidatures annuelles (environ 20 postes à pourvoir par an), un outil est un gage de qualité et d’efficience. Le choix d’une solution interne même s’il présente l’avantage de disposer et choisir ses fonctionnalités a l’inconvénient de la maintenance et du maintien technologique de l’outil.   

Si vous choisissez l’externe, nous vous présentons ci-dessous les 10 critères que doit prendre en compte une collectivité pour choisir son outil. Nous n’abordons pas ici le critère du prix. Il est évident que c’est un critère important pour une collectivité mais qui n’intervient qu’au regard des autres critères.  

Les 10 critères de choix

1. Le nombre de recrutements annuels et le nombre de candidatures 

C’est le premier critère qui conditionne les autres. Ai-je besoin d’un outil de recrutement ? Ma volumétrie, en nombre de postes ou de candidatures est-elle suffisante ? Les outils ne sont pas les mêmes en fonction du volume de recrutement et de candidatures. De excel pour quelques recrutements par an, un outil spécifique est nécessaire à partir de 20 recrutements par an. Au plus ce nombre est important au plus l’outils doit pouvoir être adaptéparamétrable et évolutif.  

2. L’adaptation de l’outils aux particularités de la fonction publique territoriale

Un outil de recrutement dans la fonction publique territoriale doit être adapté à ses spécificités. La gestion du recrutement en collectivité fait l’objet de plusieurs contraintes qu’il faut prendre en compte.  

Catégorie, filière et statuts : La première spécificité est donc la possibilité de gérer les catégories d’emploi et les statuts. Ces éléments sont à prendre en compte dans tous les recrutements et permettent de faire les états et reporting nécessaire au suivi de l’activité de recrutement.  

La mobilité interne : l’outil doit gérer la mobilité interne et la diffusion des postes à pourvoir en interne. L’éditeur doit vous proposer un intranet pour cette diffusion interne. Lors de la création d’une fiche de candidature, vous devez avoir le choix sur le mode de diffusion, soit interne uniquement, soit interne puis externe.  

La diffusion des offres : La diffusion en externe, doit prévoir un espace de diffusion des annonces, intégré à votre site web institutionnel. Mais surtout, cela ne doit pas constituer la seule diffusion possible, une interface de l’outil directe avec les jobboards et notamment celui de emploi-territorial.fr est indispensable. On évite la ressaisie des offres, la diffusion sur le jobboard est automatique et dans l’autre sens, le candidat qui postule sur emploi-territorial.fr voit son dossier automatiquement transmis à votre collectivité.  

Les jurys : Autre spécificité lié au recrutement dans les collectivités : les jurys. L’outil choisi dit pouvoir créer un jury pour une offre d’emploi et permettre d’y convoquer facilement les candidats.  

3. Cloud

On n’évoquera pas ici la nécessaire utilisation du cloud pour l’installation et l’utilisation de l’outil de recrutement. La récente crise sanitaire a montré combien il était indispensable de pouvoir travailler à distance facilement. Non, à l’ère du saas et du cloud et même si c’est un véritable avantage pour la collectivité, il est nécessaire de se préoccuper de l’hébergement des données, de leur sécurité, de la conformité au RGPD et si possible choisir un éditeur Français qui héberge les données en France. C’est le gage d’une qualité et d’une sécurité dont vous ne pouvez pas faire l’économie.  

« SLA » : La qualité du service (Service Level Agreement en anglais) est un terme auquel vous devez porter attention. Cette garantie engage l’éditeur sur la qualité du service (accès, prise en compte des incidents, performances, sauvegarde des données….). 

4. Espace de diffusion des annonces

C’est le point clé de l’outil de recrutement : l’affichage de l’offre d’emploi pour les candidats potentiels. L’éditeur doit pouvoir vous proposer un espace web de diffusion des annonces qui reprend votre charte graphique et vous laisse le choix d’avoir cet espace plus ou moins intégré au site web de votre collectivité.   

Cet espace doit être attractif et ergonomique. Le candidat doit pouvoir se créer un accès et ainsi faire parvenir ou recevoir des documents du recruteur. Cet espace doit participer et renforcer votre marque employeur. La recherche et la réponse à une annonce doivent être facilité (analyse sémantique du CV, recherche full texte….).  

5. La gestion des candidatures

C’est le cœur de l’outil. Il s’agit de pouvoir traiter facilement les candidatures que vous ne manquerez pas de recevoir en nombre. Un tri des nouvelles candidatures, une diffusion aux manager, un choix par simple clic de leur part…. Sont des éléments importants dans votre choix. Un tableau de bord unique et synthétique permettra aux recruteurs de visualiser facilement les recrutements en cours voir de permettre à une autre personne de prendre le relai, de voir facilement l’origine et l’état d’avancement de la candidature.  

CV-thèque : les candidats à une annonce peuvent soit venir de l’externe (offre en ligne/jobboard), soit issus de la CV-thèque. Cette CV-thèque permet d’attribuer des potentiels candidats sur vos recrutements sur la base de critères de recherche très ciblés. Cela va augmenter vos chances de trouver le bon candidat.  

Julien-Berquin

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6. L’aspect collaboratif

Un outil de recrutement a une fonctionnalité importante, celle de permettre d’échanger des infos avec les candidats (espace candidat, SMS, email) et également avec le manager (par mail ou espace manager). Ce que l’on appelle le « workflow » ou le flux d’information, va envoyer les candidatures aux managers de demander leur retour et de traiter les candidatures. Vous pouvez aussi enregistrer des notes ou échanger des messages. La gestion et la constitution des jurys fait aussi partie de ces fonctionnalités. Enfin, la gestion de toutes les candidatures sur un tableau de bord visuel permet de prendre le relai en cas d’absence d’un collègue en charge du recrutement.  

7. Le support client

Il faut vous assurer de la présence d’un support facile, réactif et illimité. Ce doit être un engagement du prestataire. Surtout au début, les questions ne manqueront pas.  Il ne faut pas négliger ce point même avec des outils ergonomiques et intuitifs, vous maitrisez l’outil car vous êtes en lien avec le prestataire, mais vos collègues qui utilisent moins fréquement seront à accompagner. 

8. L’autonomie

En lien avec le point précédent, l’outil doit vous permettre d’être autonome (paramétrage, gestion des rôles et des droits, configuration, écrans….). Au plus vous êtes autonome, au plus cela sera économique pour la collectivité car vous ne passerez pas par l’éditeur. La formation par un organisme de formation à l’utilisation est nécessaire et à prévoir au début du déploiement.  

9. Analyse des CV

L’analyse sémantique des CV numériques et papier (après numérisation OCR) vous fera gagner un temps précieux. Elle permet de compléter automatiquement les champs dans l’outil à partir des informations du CV, un temps précieux gagné pour vous et une facilité pour le candidat. Cela va enrichir votre CV-Thèque. A ce sujet la réglementation prévois une conservation des données du candidat pour un délais de 2 ans maximum après accord. Vérifiez que votre fournisseur respecte cette directive et met à votre disposition des moyens de la respecter en supprimer les données après les 2 ans ou à la demande de l’interressé. 

10.Reporting

Enfin, ureporting prédéfini et paramétrable doit accompagner l’outil. Car on n’améliore que ce que l’on mesure et que votre direction appréciera de visualiser l’activité recrutement. 

Yootalent, logiciel de recrutement

Tous ces critères sont pris en compte dans le logiciel d’Horizontal Software : Yootalent. De plus, notre expérience, notre expertise et nos clients ont permis de le développer depuis plus de 10 ans. Spécifiquement pour les collectivités, nous avons rassemblé plusieurs avantages : 

  • La gestion des jurys de recrutement 
  • Une interface directe avec emploi territorial permettant un dépôt automatique de vos postes à pourvoir 
  • Une gestion des critères de la fonctions publique térritoriales : grades, filières, catégories …. 
  • Un intranet pour la diffusion en interne des postes et la mobilité interne 
  • Un site candidat permettant de diffuser vos annonces sur votre site web. 

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