Bien sûr, analyser des résultats d’évaluation de formation est une évidence ! Vous évaluez vos formations, qu’elles soient présentielles ou distancielles, que ce soit via des questionnaires papier, des fichiers Excel ou le module “évaluation” de votre outil SIRH, LMS ou encore mieux votre outil dédié à l’évaluation.

Pourquoi analyser des résultats d’évaluation de formation ?

Parce que depuis le 1er janvier 2017 et en application de la loi du 5 mars 2014, c’est devenue une obligation légale de mettre en place un système d’évaluation des formations. Mais aussi et surtout parce que vous souhaitez connaître la qualité et l’efficacité de celles-ci et c’est tout à votre honneur !
Mais que faites-vous des résultats obtenus ? Des réponses apportées et des commentaires ajoutés ? Comment exploitez-vous cette masse d’informations ? Et qu’entend-t-on par « bonne analyse » ? Ne doit-on se concentrer que sur les retours négatifs et agir en conséquence ?

Nos conseils pour analyser ces données :

1. Bien définir, en amont, vos objectifs/attentes en termes d’évaluation de formation.

Quelles sont les raisons qui vous amènent à évaluer vos formations ? Est-ce pour améliorer le contenu ? Est-ce pour sélectionner vos prestataires de formation ? Est-ce pour challenger les formateurs ? Certifier les compétences acquises par les participants ? Vous rendre compte de l’impact direct ou indirect de l’action de formation sur les résultats de l’entreprise ? … Ou peut-être un peu tout ça à la fois ?

Vos objectifs de formation doivent être formulés en termes concrets, décrivant des comportements observables et mesurables en situation de travail, alignés sur les objectifs de résultats définis avec les commanditaires de la formation à la première étape.*
En fonction de ces objectifs/attentes clairement définis en amont des formations, vous saurez créer vos jeux de questionnaires et questions associées en conséquence…

2. Créer des indicateurs et y associer des seuils

En effet, pour analyser des résultats d’évaluation de formation il faut donner du sens à vos résultats en fixant des grilles de lecture / des seuils d’analyse.

Par exemple, vos résultats indiquent que 50% des formés ont pu améliorer leurs connaissances grâce aux formations. Est-ce que le pourcentage obtenu est satisfaisant ? Ou encore vos participants sont satisfaits à hauteur de 70% ou moins, comment analyser vos résultats afin de mettre en place un plan d’action ?

Des indicateurs pertinents sont nécessaires pour s’assurer de la qualité et l’efficacité réelle de la formation : les apprenants doivent mettre en oeuvre les comportements visés et cela doit occasionner des impacts concrets pour leur organisation.
Ces indicateurs sont donc construits en fonction des objectifs attendus via la mise en place du dispositif de formation. Ils doivent constituer un réel tableau de bord de suivi.
Ces indicateurs peuvent être légers (uniquement centrés sur du niveau 1 & 2) ou plus poussés (jusque niveaux 3 & 4) en fonction du rôle stratégique du dispositif de formation.
Ils peuvent être constitués d’indicateurs relatifs aux 4 niveaux de Kirkpatrick, par exemple :

• 1 indicateur sur les scores de recommandation (niveau 1)
• 1 indicateur sur la pertinence de la formation (niveau 1)
• 1 indicateur sur le nombre de messages positifs déposés sur l’intranet suite à la formation (niveau 1)
• 1 indicateur sur le gain d’apprentissage (niveau 2)
• 1 indicateur sur le transfert des acquis (niveau 3)
• 1 indicateur sur la baisse d’absentéisme (niveau 4)
• 1 indicateur sur la satisfaction des salariés de l’entreprise
• 1 indicateur sur le nombre de dossiers gérés par h/collaborateur (niveau 4)
• 1 indicateur sur le montant moyen des commandes enregistrées par mois (niveau 4)
• 1 indicateur sur le NPS des clients (Net promoter Score pour suivre la satisfaction clients) (niveau 4)

Même si la multiplication des indicateurs pourrait vous aider à analyser des résultats de formation, nous conseillons toujours de ne pas trop les multiplier sinon leur suivi régulier deviendra compliqué.

3. Examiner, interpréter les résultats et établir un plan d’action en conséquence

Faire ressortir les points forts et les axes d’amélioration suite à l’évaluation est l’atout pour analyser des résultats d’évaluation de formation. Pour les indicateurs ayant obtenus des résultats très positifs points forts sur lesquels vous pourrez vous appuyer en interne comme en externe (ex : des formations particulièrement recommandées, un formateur bien noté, un score de transfert des acquis particulièrement probant… ).
Une évaluation de formation va permettre de mettre en lumière les éléments très positifs liés directement ou indirectement à l’action de formation. Vous pourrez ainsi avoir des résultats concrets (scorés ou verbatims) à présenter, via un support (rapport, présentation, newsletter, message intranet/blog, publication,…) adapté en fonction de la “cible” (les stagiaires, leurs managers, votre direction, vos sponsors vos clients, vos partenaires,…).

En effet, la communication permet de faciliter la mise en oeuvre des évaluations. Pour les indicateurs dont les résultats obtenus sont en dessous des seuils fixés, sachez mettre en place un plan des actions correctives avec l’attribution de responsabilités claires et un calendrier de mise en oeuvre bien établi.
L’évaluation ne doit donc pas se limiter à sa fonction de bilan, mais doit aussi servir comme outil d’analyse et de pilotage.
Lors de la lecture, il faut toujours demeurer critique face à ces résultats. Demandez-vous si d’autres éléments pourraient expliquer les résultats obtenus. De plus, n’oubliez pas que chaque évaluation a ses limites. Il est pratiquement impossible de contrôler tous les facteurs qui peuvent affecter vos résultats (exemple : la préparation en amont si vous êtes organisme de formation ou OPCA).

4. Suivre l’état d’avancement de la réalisation des actions correctives

L’objectif est d’être dans un constant processus d’amélioration continue des formations proposées.
Et là-aussi, communiquez sur ces actions menées pour montrer aux répondants (participants, formateurs, managers,…) que vous avez pris en compte leurs remarques et que vous prenez des mesures en conséquence, qui sont suivies. Ils se sentiront entendus et seront d’autant plus enclins à répondre la prochaine fois qu’ils seront sollicités pour évaluer !

*Source : L’évaluation de la formation – Pilotez et maximisez l’efficacité de vos formations, 2ème éditon – Jonathan Pottiez