Comment la gestion des temps améliore-t-elle le bien-être du personnel hospitalier ?

GTA et bien-être des agents hospitalier

La répartition optimale du temps de travail du personnel hospitalier est un facteur important qui contribue à son bien-être. Pour les cadres, la planification des emplois du temps du personnel peut être longue et compliquée si l’on n’utilise pas les bons outils.

Dans les milieux hospitaliers où le stress est extrêmement répandu et où le mot “burn-out” a pris naissance, optimiser chaque aspect du travail du personnel pour améliorer son bien-être au quotidien est une priorité.

Alors, comment mettre à profit la gestion des temps pour améliorer le bien-être du personnel hospitalier ?

Planifier sur le long terme

Une des plus importantes sources de stress pour le personnel soignant est le manque de visibilité sur son planning. La plupart reçoivent leur planning seulement deux à trois semaines en avance. Lorsque l’on parle de gestion des temps, le bien-être du personnel hospitalier repose sur une visibilité sur le long terme, qui permet d’assurer l’équilibre des temps de vie pour chacun. Pouvoir planifier facilement des vacances, des rendez-vous médicaux, ou même organiser une routine de vie constitue des éléments centraux pour le bien-être du personnel hospitalier qui est régulièrement exposé à des situations stressantes ou psychologiquement éprouvantes.

Beaucoup d’agents du milieu hospitalier se plaignent du manque de temps personnel pour pratiquer un sport régulièrement, se reposer, préparer des repas équilibrés ou encore profiter de leur vie sociale. Planifier sur le long terme permet aux agents de prévoir des activités sur leur temps personnel. Cette condition contribue à préserver la santé mentale du personnel soignant en lui assurant un équilibre vie personnelle – vie professionnelle. 

Le bien-être du personnel hospitalier repose sur les bons outils

Michèle est une infirmière retraitée depuis très récemment. Au cours de sa carrière, elle a travaillé de nuit dans des hôpitaux publics et en clinique. Elle a connu l’époque des plannings sur feuilles volantes, puis les longs tableaux sous Excel qu’elle recevait par email ou affichés dans son service. Enfin, les dernières années, elle a connu les logiciels de gestion des temps accessibles même depuis son smartphone. Pour elle, une des plus importantes sources de stress dans le travail était due aux erreurs de planning. “Si un cadre faisait une erreur, ce qui pouvait arriver régulièrement, il arrivait que l’on se retrouve seule au moment de démarrer la nuit. Dans ces circonstances, trouver quelqu’un pour remplacer au pied levé est juste impossible, il est arrivé de devoir faire venir en renfort des infirmières en repos. Travailler dans ces conditions est stressant et épuisant”.

Selon le volume de personnel et l’outil utilisé, la gestion des plannings peut vite être un casse-tête. Il s’agit pour les cadres de jongler entre ceux qui sont du matin, les autres de l’après-midi et enfin le personnel de nuit. Il faut aussi prendre en compte les contraintes légales qui diffèrent selon les métiers, comme les temps de repos obligatoires, les contraintes d’astreinte, etc.  Passer des plannings réalisés sur feuilles volantes à Excel a été une première étape vers une évolution de la gestion des temps. L’utilisation du logiciel n’a toutefois pas mis fin au plannings imprimés dans les services et affichés sur le réfrigérateur à la maison. Beaucoup d’établissements utilisent d’ailleurs toujours cet outil. Mais les logiciels permettent en revanche de réduire considérablement les erreurs humaines et donc le stress pour chacun grâce à un bon paramétrage. Ils sont beaucoup plus simples d’utilisation et ne nécessitent pas de connaissances préalables pour être utilisés, comme cela peut être le cas avec Excel. Un coup de pouce non négligeable pour le bien-être du personnel hospitalier.

Gagner du temps

Une étude montre que dans les métiers dits “à shift” comme le milieu hospitalier, les managers passent au moins deux heures par semaine à construire le planning des équipes. Certains y consacreraient même jusqu’à 5h. Une réalité due à différentes problématiques comme les changements soudains dus aux absences imprévues ou aux erreurs de planning à corriger. Le manque d’accès, de visibilité et de communication autour du temps de travail pour tous les agents est une autre cause. On compte aussi le manque de personnel, qui amène souvent à négliger ou modifier les congés de certains.

Améliorer la collaboration entre les services

Dans ce contexte, les solutions actuelles de gestion des temps peuvent être paramétrées selon les contraintes légales, sociales, économiques, techniques et organisationnelles spécifiques aux métiers du milieu hospitalier. Ces solutions personnalisables facilitent la création de plannings en fonction des spécificités de chaque service. Pour les cadres, ces outils permettent un gain de temps et un poids professionnel en moins. Pour les agents, des applications et espaces dédiés permettent d’avoir une visibilité sur le planning à tout moment. Ils sont tenus au courant de tout changement par notifications et peuvent consulter leur historique sur ordinateur, tablette ou smartphone. Du coté des ressources humaines, ce type d’outil procure une visibilité sur l’ensemble des informations en temps réel. Ils facilitent la transmission des données pour la paie et offrent la possibilité de réaliser des reportings.

Créer un cercle vertueux pour le bien-être du personnel hospitalier

Une gestion des temps qui n’est pas optimisée peut causer des absences en raison d’épuisement du personnel. L’absentéisme a pour conséquence d’augmenter la cadence pour les employés présents. La fatigue qui en découle mène aux arrêts de travail, réduisant le personnel disponible et obligeant le cadre de service à “serrer” les emplois du temps pour le personnel restant. Une gestion des temps vertueuse permet d’identifier rapidement les éventuelles carences de personnel. Le manque de personnel soignant n’est pas une information nouvelle, tout l’enjeu réside dans les réponses apportées à cette problématique. Dans certains établissements, des viviers de remplaçants sont mis à jour régulièrement et inclus dans les processus de gestion des temps, afin d’optimiser les rythmes de travail et soulager le personnel soignant.