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Qui, mieux qu'un utilisateur, peut dire si une solution répond vraiment à vos besoins ?

SAEM des remontées mécaniques de Châtel

 

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AgileTime gère vos activités saisonnières
« AgileTime est intuitif, simple d’utilisation, pratique et surtout fiable. »
Entretien avec Delphine SERVOZ, RRH et responsable du projet pour la mise en place d’un outil informatisé de Gestion des Temps et des Plannings.
 
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LogoChatelLa SAEM Sports et Tourisme de Châtel est une société de transports qui propose des services de remontées mécaniques et des activités saisonnières aux amoureux de la montagne. Châtel est au cœur du domaine skiable franco-suisse des Portes du Soleil. Ce domaine est l’un des plus vastes en Europe et compte 12 stations reliées (8 françaises et 4 suisses). Il comprend 650 km de pistes et un total de 197 remontées mécaniques. La station de Châtel quant à elle compte 45 remontées mécaniques et 49 pistes pour les inconditionnels de la glisse. L’été, Châtel propose 90 km de sentiers pour les randonneurs et vététistes.

Secteur : Transports

Situation : Haute-Savoie

Effectif : 300 salariés en saison d’hiver, 110 en saison d’été et 60 hors saison (soit environ 150 ETP sur l’année)

Enjeux du projet :

  • Planification anticipée des salariés
  • Badgeage
  • Interface vers le logiciel de paie
  • Adhésion des planificatrices au projet

Historique et problématique :

La SAEM Sports et Tourisme de Châtel, dont l’activité bat son plein en saisons d’hiver et d’été, doit constamment gérer des fluctuations de population. Beaucoup de salariés terminent leur contrat en fin de saison, les planificatrices doivent gérer la récupération des heures supplémentaires pour éviter un solde trop élevé au moment de leur départ. Il fallait donc trouver un outil capable d’anticiper ces heures dès le début du contrat sur l’ensemble de la saison.

La première difficulté était liée au fait qu’il fallait planifier des salariés «fictifs» puisque la SAEM de Châtel doit faire ses plannings prévisionnels avant la saison et donc avant la signature des nouveaux contrats.

La seconde difficulté était liée au fait que certains types de populations dépendent des conditions climatiques, (les dameurs par exemple), pour lesquels il est impossible de connaître à l’avance le nombre d’heures exactes qu’ils devront effectuer. L’outil recherché devrait être capable de planifier ces populations sur une moyenne d’heures estimée par les planificatrices, toujours en vue de prévoir les récupérations d’heures.

La dernière obligation et difficulté de ce projet était l’adhésion complète des planificatrices, très sceptiques envers les logiciels de gestion du temps suite à une première expérience malheureuse.

L’outil mis en place par le passé était très sommaire et inadapté aux besoins des utilisatrices. AgileTime est «intuitif, simple d’utilisation, pratique et surtout fiable» ce qui a permis de fédérer tout le monde autour du projet.

Au niveau de l’interface avec le logiciel de paye, Madame Servoz admet que beaucoup de logiciels en proposaient une mais l’export vers excel restait très rudimentaire alors que la SAEM recherchait un outil qui exporte les compteurs et les calculs des éléments variables de paye, ce qu’AgileTime faisait parfaitement grâce aux résultats de compteurs.

 

Choix de la solution :

« Au-delà du fait qu’AgileTime répondait aux enjeux et difficultés cités précédemment, c’est le traitement des données de façon avancée, (tableaux de bord), qui a fait la différence avec l’autre logiciel en ballotage. Cette fonctionnalité a apporté un nouveau besoin au projet, de nouvelles possibilités qui n’avaient pas été envisagée au départ. »

 

Déroulement du projet :

Le choix final s’est fait durant l’été 2008 et Sébastien Cellier, consultant senior d’EquiTime, est venu présenter les outils aux planificatrices en septembre 2008.

Cette présentation avait été demandée par Madame Servoz afin de désamorcer les craintes des utilisatrices. «Sébastien est quelqu’un d’expérimenté, il a su gagner la confiance des utilisatrices et a pu, en discutant avec chacune d’elles, comprendre le fonctionnement des remontées mécaniques et de chaque service pour faire un état des lieux complet» précise Delphine Servoz.

La mise en place sur les services pilotes a eu lieu en décembre. Cette phase de test s’est déroulée durant toute la saison d’hiver, un bilan a suivi et a permis d’entériner la mise en production pour la saison d’été, (juin 2009).

« AgileTime nous permet de piloter à l’avance et non pas d’être mis devant le fait accompli. »

Plusieurs éléments ont contribué à la réussite du projet selon Delphine Servoz : L’outil qui « répondait à nos besoins et à ceux des utilisatrices, mais aussi et surtout la compétence de Sébastien Cellier qui a su comprendre notre problématique et mettre en œuvre des solutions pour gérer les écueils. Chaque fois qu’un problème nous semblait bloquant, il trouvait une solution.
Par exemple, pour les salariés en attente d’un contrat, Sébastien a décidé de créer des salariés fictifs pour définir les plannings prévisionnels et l’anticipation des heures à récupérer »

 

bike air bag 02 2820

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation :

Le ROI constaté depuis la mise en place d’AgileTime par la SAEM de Châtel s’est fait sur plusieurs plans :

  • Une bien meilleure anticipation :
    • moins d’heures supplémentaires en fin de contrat
    • impératifs légaux mieux respectés, (temps de repos, durée de travail, etc.), grâce aux alertes
    • masse salariale mieux gérée, meilleure répartition en fonction des besoins
  • Gain de temps de travail :
    • planification plus rapide
    • pas de perte de temps en vérifications car le logiciel est fiable
    • interface paye automatisée avec des requêtes de vérification
  • L’analyse qui ne peut pas se quantifier mais qui est indispensable à une gestion des ressources humaines

 

Les évolutions prévues :

« La solution correspond parfaitement à nos attentes. Nous évoluerons certainement vers une analyse plus pointue des données socio-économiques. »

La SAEM de Châtel travaille avec les équipes d’EquiTime pour prendre en compte leurs évolutions futures.

Bénéfices constatés

  • L’anticipation des heures réduit les coûts puisqu’elles sont récupérées et non payées en fin de contrat
  • Gain de temps de travail pour les planificatrices
  • Une gestion de la masse salariale simplifiée
  • Faire des rapports grâce aux tableaux de bords et à l’analyse qui en découle
  • Automatisation de l’interface avec le logiciel de paye évite les erreurs de saisie et permet un réel gain de temps

 

L'avis de l'expert

Sébastien CELLIER, expert consultant chez EquiTime nous parle du projet.

Ce fut un projet très intéressant de par sa mise en œuvre rapide, (démarrage en septembre 2009 avec une mise en production en novembre de la même année).

La particularité de ce client est d’avoir une forte population de saisonniers (nombre de salariés est multiplié par 6 en pleine saison).

L’étude et le paramétrage du réglementaire ont été très enrichissants pour moi car certaines règles sont particulières aux sociétés de loisirs saisonniers :

  • calcul de la loi TEPA
  • différentes règles de chômage partiel et d’intempérie
  • dates de début et de fin de saison incertaines (car elles sont dépendantes de l’enneigement)

Il a donc fallu créer des compteurs de simulation permettant le calcul des heures restant dues dans ces conditions afin d’aider les planificateurs à ajuster au mieux leurs plannings.

J’ai rencontré au sein de cette station des planificatrices passionnées par leur métier qu’elles m’ont fait découvrir. Pour chacune, l’outil a pu répondre à leur problématique.

Je tiens à remercier Delphine Servoz, Responsable Ressources Humaines avec laquelle j’ai travaillé à la réussite de ce projet.

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