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Qui, mieux qu'un utilisateur, peut dire si une solution répond vraiment à vos besoins ?

CASH de Nanterre

 

Expertises métiers
Adaptabilité
Engagement
Pérennité
Modernité
Relation-RH fait rimer efficacité et qualité au sein de la Direction des RH du CASH de Nanterre
« Nous recherchions un éditeur pas trop rigide dans son architecture informatique et ses relations avec son client. »
Synthèse des entretiens avec M. Armand SIME (Chargé de Mission/SI-RH) à la Direction des Ressources Humaines
 
e-Recrutement
Gestion des Talents
Gestion des Temps
Planification
Optimisation
 

Le CASH de Nanterre est une structure unique en France regroupant plusieurs activités :
- une structure sanitaire classique (l’hôpital Max Fourestier, hôpital public
- des structures sociales :
  • un Centre d’Hébergement des Personnes Sans Abri (CHAPSA), une halte de jour et un accueil douche,
  • des Lits Halte Soins de Santé, deux Centres d’Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS),
  • une résidence sociale ;
- une structure médico-sociale : EHPAD
- une unité de soins de longue durée

Points forts

Les points qui ont su remporter l’adhésion du CASH en faveur de Relation RH :

  • Une Architecture Open Source / Modèle Full Web
  • Un abonnement à l’usage
  • Une solution personnalisable aux contraintes des métiers et des équipements d’un établissement comme le CASH (codification des métiers)
  • Une adaptabilité de la solution à la conduite du changement
  • La capacité de l’outil à évoluer dans le temps
  • L’accompagnement tout au long de l’intégration par l’éditeur (personnalisation, formation des équipes)

Le challenge :

Compte tenu de la pluralité des métiers présents au sein du CASH et de son fort ancrage local et départemental, la cellule recrutement est composée de 3 personnes et traite quotidiennement des centaines de candidatures, d’offres d’emploi publiées sur des supports imprimés ou sur internet.

Faute d’outils adéquats, il lui était matériellement impossible de le faire dans les délais nécessaires, d’autant qu’il est également en charge du suivi de la mobilité des équipes en interne et externe à l’établissement.

Jusqu’à la mise à plat complète des besoins, les outils informatiques utilisés étaient surtout Word et Excel.

De plus, la majorité des tâches du process de recrutement n’était pas automatisée, avec de nombreuses saisies manuelles que l’on peut facilement éviter.

En résumé. Perte de temps, mobilisation inadéquate des ressources et risques d’erreur lors des saisies ont constitué autant de signaux d’alerte qui ont décidé la direction à revoir profondément la feuille de route informatique du département.

Comme l’indique M. Simé, en charge du projet au sein du CASH, « Les opérationnels du CASH ne sont pas particulièrement technophiles. Nous recherchions donc un éditeur pas trop rigide dans son architecture informatique et ses relations avec son client ».

A partir de Juin 2015, les équipes projet et l’éditeur commencent à élaborer un cahier des charges listant les spécificités attendues par les usagers de la future solution.

En Juillet 2015, Horizontal Software formule une proposition budgétaire qui sera acceptée par le CASH.

En septembre 2015 ont démarré les premiers ateliers impliquant les utilisateurs finaux (5 licences acquises pour 6 utilisateurs). Présentation des possibilités de la solution, spécification et prise en compte des besoins.

En complément, M. Simé ajoute « Nos ressources humaines sont très spécifiques à notre secteur d’activité. Grilles d’avancement et d’ancienneté, codification des métiers de santé, statuts publics et privés. Nous ne voulions surtout pas d’une solution qui ne prenne pas en compte la richesse et la complexité de nos ressources humaines ».

 

Le fonctionnement de la solution au CASH :

La solution développée se présente sous la forme d’une interface mode SaaS totalement sécurisé et accessible à partir de :

- PC (fixe ou portable), Mac, tablettes et smartphones
- navigateurs : IE, Firefox, Chrome, Safari et Opéra

Elle s’intègre totalement à l’espace recrutement du site internet et en épouse la charte graphique.

La gestion des candidats est établie par la mise en forme d’un formulaire prédéfini où est déterminé le caractère obligatoire ou facultatif des champs à renseigner par le candidat. L’utilisateur qui reçoit une candidature par mail en direct, peut :

  • proposer au candidat une saisie en ligne
  • intégrer le dossier via une analyse sémantique

Au moment de la création d’un recrutement, l’utilisateur peut décider de son périmètre de diffusion (diffusion intranet réservée aux agents par exemple).

Lors du recueil des candidatures, la solution peut détecter et faire remonter des CV en fonction de recherches multicritères suivant le poste souhaité, l’expérience voire la situation géographique.

Tout candidat postulant reçoit automatiquement une réponse circonstanciée dépendant :

  • de la nature de sa candidature : emploi, vacation, stage, …
  • du type de candidature : candidature spontanée ou réponse à une offre.

Les emails sont personnalisables et paramétrables par candidat en puisant dans une bibliothèque de lettres types.

Côté archivage et suivi, Relation-RH permet de conserver l’ensemble des candidatures au sein d’une CV-Thèque unique, sur laquelle les utilisateurs habilités peuvent effectuer des recherches au travers d’une interface intuitive. Elle offre les fonctionnalités suivantes :

  • un dossier candidat structuré
  • un suivi lié ou non à un recrutement et permettant la réaffectation d’un candidat d’un recrutement vers un autre avec attachement de tous les types de documents comme des entretiens d’évaluation normés.

Enfin, les Reporting et tableaux de bord permettent de fournir des indicateurs intégrés accessibles en workflow :

  • pour le suivi en temps réel sur un recrutement
  • pour des visions instantanées de l’avancement qualitatif d’un recrutement
  • pour une vision statistique globale ou partielle de la base de données par des sélections multicritères
  • pour une vision statistique de l’activité sur l’espace recrutement
  • ...

La mise en production a démarré en décembre 2015, soit moins de quatre mois après la mise en chantier du projet.

A ce jour les retours ont été très positifs. Les seules difficultés – en passe d’être réglées – concernent la prise en compte des formulaires dynamiques par les jobs boards partenaires. Ceux-ci sont en cours de mise à niveau.

Bénéfices constatés

L’équipe du CASH a observé :

  • une augmentation constante des connections sur le site d’e-recrutement
  • un meilleur tri des CV
  • une meilleure gestion des réponses négatives
  • une amélioration du suivi des convocations aux entretiens

 

Quelques références santé

aphmCH le MansGroupe VivaltoGroupe Hospitaliser Nord EssonneCHU de DijonClinique MontevideoCHU de CaenCH de ValenceHôpital Américain de Paris

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