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E-CONNECTION DANS LES EHPAD

 

L’EHPAD du Creusot est un établissement public départemental d’une capacité de 359 places situé à quelques minutes du centre ville. Il se compose de 4 résidences, de 80 à 100 lits, réparties sur 4 sites distincts.
L’EHPAD dispose de 2 unités spécifiques Alzheimer, soit 24 lits, d’1 unité pour personnes handicapées vieillissantes, 1 accueil de jour thérapeutique et 1 pôle d’activités de soins adaptés.

Secteur : médico-social

Situation : Saône-et-Loire

  • 4 sites disctincts
  • 4 résidences pour l’hébergement de courte durée ou à temps complet
  • 2 accueils de jour

Effectif : 320 agents

Population concernée : Administratifs et soignants (infirmiers, aides-soignants, autres paramédicaux), hôteliers, personnel logistique et animateurs

Besoins :

  • Avoir des fonctionnalités plus modernes et plus rapides
  • Mettre en place une passerelle avec la paye pour automatiser le processus
  • Avoir une interactivité en temps réel avec le décompte du temps de travail
  • Avoir un outil qui permette une interaction avec les agents

Historique et problématique

L’EHPAD du Creusot utilisait AgileTime depuis 2004. Le choix s’était porté sur AgileTime parce que « c’était l’outil qui s’adaptait à nous et non pas le contraire comme c’était le cas avec les autres progiciels testés. » explique madame Martinez.

Suite à une mise à jour d’AgileTime, la question s’est posée de moderniser la planification et automatiser plus de choses, notamment au niveau de la paye car « nous n’avions pas mis en place de passerelle. » Madame Martinez s’est alors rapprochée du service commercial d’Horizontal Software qui lui a présenté la solution E-Connection.

 

Pourquoi E-Connection

« Après la présentation qui m’a été faite, nous en avons organisé une seconde avec tous les cadres. Il fallait absolument leur adhésion pour passer d’AgileTime à E-Connection. La démo a montré qu’il s’agit d’un outil très moderne notamment en terme de partage avec les utilisateurs » explique Madame Martinez.

« L’avantage supplémentaire de l’outil est la possibilité d‘une installation en mode SaaS ce qui répond à une de nos problématiques de capacité matérielle : serveur vieillissant et mise à jour compliquée compte tenu de la situation géographique éclatée. »

 

« E-Connection est un outil très moderne en terme de partage avec les utilisateurs. »

 

Contraintes

  • Quatre sites distincts géographiquement
  • Obtenir l’adhésion des cadres
  • Assumer la totalité du paramétrage avec l’équipe RH
  • Mettre l’outil en place en quelques mois
  • Disposer d’une interface avec la paye

Déroulement du projet

« Le lancement de projet s’est fait fin juin 2017 avec le diagnostic début juillet. Nous avons validé le DSF en août. Nous avons effectué le paramétrage de août à novembre et les formations se sont déroulées fin novembre. Mise à part l’interface avec la paye qui a pris un peu de retard, le calendrier pour la mise en production de la planification a été respecté. »

Outre l’outil de gestion de temps E-Connection, madame Martinez nous confie qu’en temps que responsable du projet, elle a énormément apprécié le professionnalisme de ses contacts chez Horizontal Software. « Nos échanges ont toujours été très positifs. La collaboration avec l’équipe Horizontal Software a été primordiale dans ce projet, les personnes ont toujours été très réactives et constructives. Mes interlocuteurs ont constamment tenté de trouver une solution aux problèmes rencontrés. Même si dans ce genre de projet il y a couramment des problématiques à résoudre, le fait d’avoir cette relation très cordiale et constructive permet de se sentir en confiance et est rassurant. »

« La collaboration avec l’équipe Horizontal Software a été primordiale dans ce projet, les personnes ont toujours été très réactives et constructives (...) je me suis sentie en confiance. »

 

Le bilan après plusieurs mois d'utilisation

« Pour ma part, je trouve que la gestion de la planification est faite très intelligemment dans E-Connection. Les soldes sont bien installés et les principaux services sont en production. Nous sommes encore en période de vérification et test afin de s’assurer que tout fonctionne. C’est un projet de longue haleine mais derrière, avec l’adhésion des cadres, tout le personnel y gagnera. Les retours des cadres utilisateurs sont globalement positifs. Leur investissement dans le projet est à souligner et je les en remercie. »

 

Les évolutions prévues :

« Nous attendons le passage à la nouvelle version html5 en fin d’année pour déployer le workflow agents. Il faudra bien entendu prévoir une communication interne auprès de nos agents. » conclut madame Martinez.

Bénéfices constatés

  • Outil plus simple au niveau :
    • de la gestion des cycles
    • de la gestion des temps de travail
    • des compteurs
  • Nouvelles fonctionnalités :
    • prêt de salarié
    • module d’affectation collectif
    • découpage automatique et traçabilité des heures planifiées
  • Interface automatique avec la paye
  • Pas de gestion interne de serveur ni de mise à jour grâce au mode SaaS

 

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