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Qui, mieux qu'un utilisateur, peut dire si une solution répond vraiment à vos besoins ?

L’INSTITUT CURIE CHOISIT E-CONNECTION POUR LA PLANIFICATION DE SES 2300 SALARIÉS

 

Acteur de référence de la lutte contre le cancer, l’Institut Curie fondé en 1921 associe aujourd’hui un Centre de Recherche de renommée internationale, un ensemble Hospitalier prenant en charge les patients atteints de cancers et des Services Institutionnels au service de l’ensemble de l’Institut Curie.

Historique et problématique

Dans le cadre de la refonte de ses outils de gestion des temps et des activités, l’Ensemble Hospitalier de l’Institut Curie a souhaité identifier la meilleure solution du marché afin de gérer les plannings de ses 2300 salariés ; médecins, soignants, médico-techniques et administratifs répartis sur trois établissements :

  • L’Hôpital de Paris (219 places)
  • Le Centre de Protonthérapie sur le campus universitaire d’Orsay
  • L’Hôpital René Huguenin à Saint-Cloud (146 places)

Le site s’est équipé en 2009 d’une solution de gestion des temps et des activités (GTA) qui s’est vite révélée peu adaptée à ses besoins opérationnels et à son secteur d’activité et lourde à gérer d’un point de vue informatique.

« L’hôpital n’est pas une entreprise comme une autre. Un jour n’est pas toujours égal à 1 car on y trouve une multiplicité de temps de travail(...) »

Comme le fait remarquer Mme Elisabeth VERGER, Directrice Générale Adjointe, Ressources Humaines, Organisation et Qualité de l’Ensemble Hospitalier « L’hôpital n’est pas une entreprise comme une autre. Un jour n’est pas toujours égal à 1 car on y trouve une multiplicité de temps de travail qui s’adaptent à la prise en charge continue des patients et qui peuvent aller jusqu’à 12 heures par jour et tout autant d’astreintes, de gardes, de contraintes règlementaires et de règles de continuité de service. On ne peut utiliser de solution trop généraliste dans nos professions ».

Défaillant dans les réponses apportées aux contraintes métiers, l’ancien éditeur l’était aussi d’un strict point de vue informatique. En effet, toute nouvelle demande d’évolution de l’outil demandait de nouveaux développements et de nouvelles formations aux utilisateurs. Autant de coûts non prévus qui ont précipité la volonté de la Direction des Ressources Humaines d’opérer une remise à plat complète de ses attentes et d’obtenir enfin la solution adaptée à ses besoins actuels et futurs.

En Bref, les limites et contraintes de l'ancien produit

  • Une solution déconnectée du secteur de la santé
  • Une solution ne disposant pas de la programmation sous contraintes essentielle au pilotage RH
  • Un système s’étant complexifié au fil du temps sans assurer de cohérence globale
  • Une mauvaise ergonomie visuelle empêchant d’avoir une vision exhaustive de gestion pour les managers

 

Préparer l'organisation à faire évoluer ses outils

Avant de se lancer dans la sélection d’une nouvelle solution, le service RH a tout de même procédé à quelques ajustements :

  • Simplification des accords d’Aménagement et réduction du temps de travail (ARTT) afin d’en réduire le nombre de 4 à 1, ce qui permet de simplifier les règles de fonctionnement à venir du logiciel.
  • Une réorganisation et une montée en compétences de ses équipes RH afin de disposer des compétences adéquates pour basculer vers la nouvelle solution sans ajout de ressources supplémentaires.

 

La recherche du nouveau partenaire

En septembre 2017, fin prête pour opérer sa révolution informatique, l’équipe de l’Institut Curie a entrepris la rédaction d’un cahier des charges ambitieux sur les besoins et surtout sur les délais de livraison – solution devant être en fonctionnement dès juin 2018.

Publié en novembre 2017, l’appel d’offres indiquait clairement les 3 facteurs de succès attendus :

  • Un éditeur connaissant impérativement le secteur de la santé.
  • Une équipe projet pouvant assurer une mise en production en juin 2018.
  • Une solution de GTA permettant la planification sous contraintes (c’est à dire la gestion du planning d’une équipe en fonction de contraintes particulières qui peuvent être d’ordre géographique ou liées aux compétences particulières des salariés).
« E-Connection permet de savoir dans quelle catégorie le salarié a réalisé des heures supplémentaires et ainsi d’effectuer des comparaisons et prévoir une meilleure affectation des ressources en cas de survenance des mêmes conditions. »

4 éditeurs ont présenté leur offre à l’équipe de l’Institut et en décembre 2017 est intervenu le choix définitif se portant sur la solution E-Connection de l’éditeur français Horizontal Software.

Sur le papier, l’éditeur indiquait être en mesure de remplir toutes les conditions du marché.

Par ailleurs, E-Connection étant une solution récente, elle est simple à paramétrer, agile dans ses capacités d’évolutions et implémentée dans de nombreux établissements de santé.

Mais c’est lors de la présentation du projet et des équipes que s’est réellement opérée la synergie entre les deux organisations.

 

Un succès fait d'une totale réactivité des équipes projet

L’Institut Curie a fixé dès le début des délais particulièrement courts à l’accomplissement du projet.

Pour indication, ce type de projet habituellement mené en 10 mois devait pouvoir l’être en cinq.

Pour tenir de tels délais, Horizontal Software a réalisé un calendrier serré et dont la parfaite réalisation nécessitait une forte imbrication entre les équipes de l’éditeur et celles de son client.

Des priorités de déploiement ont également été concédées entre les deux parties :

  • Un badgeage de tous les salariés au 1er juin.
  • Interfaçage de la GTA avec le système de paie META 4.

Les deux parties ont également constitué des équipes projets très réactives afin de ne pas perdre de temps inutile.

Désormais les équipes projets ont le regard tourné vers la mise en route de la solution E-Optim de Horizontal Software dont le déploiement est prévu début d’année 2019.

 

Le calendrier du projet E-Connection à l'Institut Curie

 

  • 9 février 2018, lancement officiel du projet.
  • Début mars 2018, l'audit était réalisé afin de déterminer les spécificités à prendre en compte dans le développement de la solution client : les paramétrages, la planification, l’interface utilisateur.
  • Le 19 mars 2018, remise par l’éditeur des Spécifications Fonctionnelles Détaillées (DSF), véritable feuille de route de la conception du projet.
  • Le 6 avril 2018, l’Institut Curie a validé les spécifications.

Durant le mois d’avril 2018, l’éditeur a paramétré sa solution E-Connection et préparé l’interfaçage avec les interfaces client Peoplenet et les annuaires AD et SSO.

Entre le 20 avril 2018 et le début du mois de mai, l’installation de la solution paramétrée et de son interface est finalisée avec succès sur le système d’information de l’Institut Curie. S’en suivent la mise en place de pilotes et de tests afin de rectifier si nécessaire des éléments qui n’auraient pas été intégrés au cahier des charges et des formations aux utilisateurs afin de vérifier leur adhésion à la solution.

Grâce à la réactivité et l’implication des équipes projet de l’Institut Curie, la solution est validée en un temps record le 15 mai 2018.

Comme l’indique Marie Doyen, Responsable du Pôle Santé pour Horizontal Software et chef d’orchestre du projet chez l’éditeur, « la partie formation des utilisateurs de la solution a pris en moyenne deux heures, quand généralement il est prévu 2 jours pour la mener. Ceci démontre à quel point les utilisateurs de la solution s’étaient préparés bien en amont à la prise en main de leur nouvel outil de planification ».

Début septembre 2018, deux campagnes de paie avaient déjà été effectuées avec la nouvelle solution.

 

Le bilan suite à la mise en place de E-Connection

Les salariés du département RH de l’Institut Curie ont déjà remarqué les améliorations suivantes :

  • Une meilleure vision des informations lors des phases d’alimentation et d’affichage des compteurs.
  • Un meilleur suivi et requêtage, en phase avec les besoins de planification stratégique du service.
  • Un meilleur moteur de workflow permettant un meilleur suivi des étapes.

Pour les autres salariés de l’institut :

  • Plus besoin de formulaires papier. Tout se passe désormais via l’outil informatisé.
  • Accès à des informations plus détaillées lors des demandes d’absence.

Comme l’indique Elisabeth VERGER de l’Institut Curie, « E-Connection permet de savoir dans quelle catégorie le salarié a réalisé des heures supplémentaires et ainsi d’effectuer des comparaisons et prévoir une meilleure affectation des ressources en cas de survenance des mêmes conditions. »

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