BéCa Côte d'Opale franchisé Burger King

Le challenge

Henri Béguinot, après avoir vu plusieurs outils assez « hétéroclites » utilisés par certains restaurants, a souhaité rechercher une solution correspondant mieux à ses attentes.

Le besoin global était d’avoir un seul outil totalement intégré et accessible de n’importe où, (que ce soit dans le restaurant directement ou dans un autre, à distance avec un accès sécurisé, ...), sans la contrainte de l’environnement informatique et qui permette de traiter 3 domaines complets : la planification sous contraintes, la gestion des temps et un portail collaboratif de pose de congés.

Les objectifs attendus quant à eux étaient d’avoir une planification à la fois rapide et fiable, donc limiter les ressaisies d’informations pour éviter les erreurs et une perte de temps, ainsi qu’un investissement limité et un paiement à l’utilisation.

La planification sous contraintes : un outil essentiel pour un bon climat social !

Des restaurants de 30 à 40 équipiers peuvent se contenter d’une planification en mode manuelle ou semi-assistée. Mais pour des restaurants avec 60, 70 voire 80 salariés, une planification sous contraintes est indispensable pour prendre à la fois en compte toutes les obligations légales, les plages de planification et les disponibilités des équipiers (2 jours de repos hebdomadaire et vœux de vie familiale, sportive... que la direction de BéCa CO souhaite respecter autant que possible).

Un choix sur 4 critères

Henri Béguinot a rédigé et diffusé un cahier des charges recensant une centaine de fonctionnalités auquel seuls 2 éditeurs, dont Horizontal Software, ont répondu favorablement à la quasi-totalité du questionnaire. Une rencontre a ensuite été organisée avec un de leurs clients, Salad & Co (restaurant du groupe Agapes à Lille) pour Horizontal Software, afin de présenter les solutions en conditions réelles.

La solution d’Horizontal Software a été retenue sur la base de 4 critères. C’est une solution complètement intégrée et disponible en mode SaaS. Le partenariat avec le groupe Agapes*, (filiale de restauration rapide du groupe Auchan), dans lequel plus de 350 restaurants pour plus de 15 000 salariés de différentes marques utilisent la solution depuis un certain temps déjà, a permis de savoir que c’est une solution pérenne et adaptée aux besoins de la restauration rapide. La solution est moderne et évolue régulièrement puisque la version présentée chez Salad & Co était différente de celle vue en démonstration qui elle est une évolution en mode SaaS et plus récente en termes de technologies. Enfin le TCO (total cost of ownership), où le mode SaaS et les frais de mise en œuvre permettent un coût d’exploitation raisonnable.

Les premiers franchisés se sont concertés pour choisir leurs outils d’administration et RH, dont la planification, et mutualiser ce qui pouvait l’être. L’application d’Horizontal Software sera donc déployée dans les restaurants de cette quinzaine de franchisés ainsi qu’au siège de Burger King France qui a également opté pour la solution de l’éditeur mais sur un environnement un peu différent quant à lui.

Le fonctionnement de la solution et ses atouts

La solution est donc mise en place en mode SaaS sur un environnement développé pour les franchisés Burger King.

Pour BéCa Côte d’Opale l’application est utilisée par deux profils différents, le manager RH ou un manager opérationnel, et selon deux modes opératoires possibles. Soit en relançant une planification complète avec quelques ajustements individuels, soit en recopiant le planning d’une semaine similaire et en l’ajustant manuellement.

Cette souplesse d’utilisation est un des gros avantages de l’outil et est très appréciée par les utilisateurs.

Henri Béguinot ajoute que l’outil est également très ergonomique, il n’y a pas besoin de compétences informatiques, il est intuitif.

Toutes les informations s’y trouvent, elles sont centralisées, il est donc rapide d’y accéder.

Pour la partie génération de planning sous contraintes, c’est simple une fois qu’on maîtrise bien l’outil et qu’on a surtout bien appréhendé les besoins du restaurant, la charge à prévoir ainsi que les contraintes de plages de planification ou les contraintes légales et conventionnelles. Il faut donc bien se préparer en amont à intégrer cette notion de besoins et de contraintes liées pour pouvoir utiliser l’application correctement. Une fois bien pris en main, l’outil est simple et fiable.

Aujourd’hui la solution répond totalement aux attentes fonctionnelles prévues au départ, le seul point de difficulté, en passe d’être réglé, concerne la priorisation des jours dans la génération des plannings sous contraintes qui existe sur la plateforme mais reste à intégrer sur cet environnement.

Les évolutions prévues

L’ouverture d’autres restaurants dont Abbeville en octobre 2017 pour lesquels la planification Horizontal Software sera dépoyée sachant qu’il n’y aura plus qu’à rajouter chaque restaurant dans l’environnement, ce qui va se faire très rapidement.

BéCa Côte d’Opale prévoit d’ouvrir l’accès au portail collaboratif à ses salariés courant 2017 ou début 2018 pour le circuit de demande et validation des congés et pour la consultation de leur planning à distance.