Témoignage client – Utilisation du nouveau module GTA à l’EHPAD Départemental du Creusot

L’EHPAD du Creusot est un établissement public départemental d’une capacité de 359 places situé à quelques minutes du centre ville. Il se compose de 4 résidences, de 80 à 100 lits, réparties sur 4 sites distincts.

L’EHPAD dispose de 2 unités spécifiques Alzheimer, soit 24 lits, d’1 unité pour personnes handicapées vieillissantes, 1 accueil de jour thérapeutique et 1 pôle d’activités de soins adaptés.

Ils nous parlent de la gestion des temps et des activités dans l’EHPAD.

Interview de Madame Maria Martinez

AAH Responsable des Ressources Humaine de l’EHPAD départemental Le Creusot

Réalisée en octobre 2018

Secteur

Médico-social

Situation

Saône-et-Loire

  • 4 sites disctincts
  • 4 résidences pour l’hébergement de courte durée ou à temps complet
  • 2 accueils de jour

Effectif

320 agents

Population concernée

Administratifs et soignants (infirmiers, aides-soignants, autres paramédicaux), hôteliers, personnel logistique et animateurs

Besoins du client

  • Avoir des fonctionnalités plus modernes et plus rapides
  • Mettre en place une passerelle avec la paye pour automatiser le processus
  • Avoir une interactivité en temps réel avec le décompte du temps de travail
  • Avoir un outil qui permette une interaction avec les agents

Contraintes

  • Quatre sites distincts géographiquement
  • Obtenir l’adhésion des cadres
  • Assumer la totalité du paramétrage avec l’équipe RH
  • Mettre l’outil en place en quelques mois
  • Disposer d’une interface avec la paye

La problématique de gestion des temps et activités (GTA) à l'EHPAD DU CREUSOT

L’EHPAD du Creusot utilisait AgileTime depuis plusieurs années. Le choix s’était porté sur AgileTime parce que « c’était l’outil qui s’adaptait à nous et non pas le contraire comme c’était le cas avec les autres progiciels testés. » explique madame Martinez.

Suite à une mise à jour d’AgileTime, la question s’est posée de moderniser la planification et automatiser plus de choses, notamment au niveau de la paye car « nous n’avions pas mis en place de passerelle. » Madame Martinez s’est alors rapprochée du service commercial d’Horizontal Software qui lui a présenté la solution de gestion des temps et activités (ex. E-Connection).

Pourquoi L'EHPAd DU CREUSOT à choisi Horizontal Software

« Après la présentation qui m’a été faite, nous en avons organisé une seconde avec tous les cadres. Il fallait absolument leur adhésion pour passer d’AgileTime au module de gestion des temps et activités (ex. E-Connection). La démo a montré qu’il s’agit d’un outil très moderne notamment en terme de partage avec les utilisateurs » explique Madame Martinez.

« L’avantage supplémentaire de l’outil est la possibilité d‘une installation en mode SaaS ce qui répond à une de nos problématiques de capacité matérielle : serveur vieillissant et mise à jour compliquée compte tenu de la situation géographique éclatée. »

Déroulement du projet de gestion des temps et activités

« Le lancement de projet s’est fait fin juin avec le diagnostic début juillet. Nous avons validé le DSF en août. Nous avons effectué le paramétrage de août à novembre et les formations se sont déroulées fin novembre. Mise à part l’interface avec la paye qui a pris un peu de retard, le calendrier pour la mise en production de la planification a été respecté. »

Outre le module de gestion des temps et activités (ex. E-Connection), madame Martinez nous confie qu’en temps que responsable du projet, elle a énormément apprécié le professionnalisme de ses contacts chez Horizontal Software. « Nos échanges ont toujours été très positifs. La collaboration avec l’équipe Horizontal Software a été primordiale dans ce projet, les personnes ont toujours été très réactives et constructives. Mes interlocuteurs ont constamment tenté de trouver une solution aux problèmes rencontrés. Même si dans ce genre de projet il y a couramment des problématiques à résoudre, le fait d’avoir cette relation très cordiale et constructive permet de se sentir en confiance et est rassurant. »

Le bilan après plusieurs mois d'utilisation pour l'équipe

« Pour ma part, je trouve que la gestion de la planification est faite très intelligemment dans Horizontal Software. Les soldes sont bien installés et les principaux services sont en production. Nous sommes encore en période de vérification et test afin de s’assurer que tout fonctionne. C’est un projet de longue haleine mais derrière, avec l’adhésion des cadres, tout le personnel y gagnera. Les retours des cadres utilisateurs sont globalement positifs. Leur investissement dans le projet est à souligner et je les en remercie. »

Les évolutions prévues du module de GTA

« Nous attendons le passage à la nouvelle version html5 en fin d’année pour déployer le workflow agents. Il faudra bien entendu prévoir une communication interne auprès de nos agents. » conclut madame Martinez.

Les bénéfices de la solution de gestion des temps

Outil plus simple au niveau :

    • de la gestion des cycles
    • de la gestion des temps de travail
    • des compteurs

Nouvelles fonctionnalités :

    • prêt de salarié
    • module d’affectation collectif
    • découpage automatique et traçabilité des heures planifiées

Interface automatique avec la paye

Pas de gestion interne de serveur ni de mise à jour grâce au mode SaaS

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