Notre solution de gestion des temps et des absences pour les collectivités territoriales est choisie par la ville de Palaiseau.
Présentation de la ville de Palaiseau
Sous-préfecture du département de l’Essonne, Palaiseau se situe à 18 km au sud-ouest de Paris. Terre d’innovation, terre d’équilibre, terre d’histoire, tout en se réinventant, Palaiseau a su préserver son authenticité alliant charme provincial et esprit village.
Palaiseau s’étend sur plus de 11 000 km² et compte 34 654 habitants (Insee 2016) dont 24 % de moins de 20 ans. La collectivité emploie 800 agents pour gérer tous les services qui lui incombe.
La ville dispose de nombreux espaces verts (un parc domanial de 55 hectares, un plateau protégé, les berges de l’Yvette, des sentiers pédestres, des parcs aménagés dans les quartiers) et les habitants bénéficient des nombreux accès qui bordent la commune ou en sont proches.
Le projet de modernisation de la gestion des présences et absences
Dans le cadre de la modernisation de ses outils de gestion des présences et des absences, la ville de Palaiseau souhaitait acquérir un logiciel ergonomique et convivial susceptible d’être déployé auprès d’un grand nombre d’agents.
L’outil devra, dans un premier temps, être en mesure de gérer des agents travaillant sur un mode mensualisé. Dans un second temps, il devra permettre la gestion sur un mode annualisé.
LE CHOIX POUR LA SOLUTION DE GESTION DES TEMPS ET DES ABSENCES D’HORIZONTAL SOFTWARE
La collectivité territoriale de Palaiseau a choisi la solution de gestion des temps de présences et absences d’Horizontal Software car elle est adaptée à ce secteur d’activité et répond parfaitement aux besoins du cahier des charges. Le fait qu’elle soit en mode SaaS et flexible de par sa modularité sont des points supplémentaires qui ont pesé en sa faveur. Le prix, l’ergonomie et l’accès mobile également. Enfin, dernier élément ayant compté pour ce choix, le SLA qui est adpaté à la situation de la collectivité.
le suivi des temps de présences et absences avec la solution d'Horizontal Software
SUIVI DES ENTRÉES ET SORTIES
Afin de suivre les temps de travail des agents, la solution permet la saisie des entrées et sorties des agents. Ceci peut se faire de plusieurs façons. Soit par badgeage physique, soit par badgeage virtuel sur le portail agent. Soit par saisie déclarative sur le portail agent également. Ces trois modes peuvent être utilisés ensemble ou bien un seul peut être choisi, c’est totalement adaptable à la situation souhaitée.
SUIVI DES DEMANDES D’ABSENCES
Pour le suivi des demandes d’absences, il passe par un système de workflow. L’agent fait sa demande via le portail collaboratif. En fonction du circuit de validation choisi, le ou les valideurs reçoivent la demande et la valident ou la refusent. La notification est aussitôt envoyée au demandeur. Ce workflow bénéficie de l’historisation des demandes.
LE PORTAIL AGENT
Le portail donne une grande autonomie aux agents.
Ils peuvent y consulter leurs compteurs de droits qui sont mis à jour en temps réel. Cette fonctionnalité permet aux agents en horaires variables de toujours savoir où ils en sont sans avoir à demander à leur hiérarchie.
Ils peuvent également y déclarer leurs heures supplémentaires si la collectivité a mis en place cette fonction.
Ils y visualisent aussi leur planning et celui de leur équipe ce qui peut les aider au moment de faire leurs demandes d’absence.
LES AVANTAGES DE LA SOLUTION d'Horizontal Software
En bref, la solution permet une totale dématérialisation du suivi des temps de présences et absences. Elle donne une vraie autonomie aux agents et un accès rapide à leurs compteurs de droits. Elle fiabilise les saisies des entrées et sorties grâce au système de badgeage physique et réduit considérablement les temps de validation pour les managers. Enfin, elle remonte les informations en temps réel aux managers, ce qui leur permet une plus grande réactivité.
