• La crise sanitaire actuelle a particulièrement et transitoirement modifié le contexte du travail en France par les ordonnances n° 2020-322 ; 2020-323 ; 2020-324 du 25 mars 2020, publiées au JO le 26 mars 2020 et le décret 2020- 358 du 25 mars 2020, JO du 26, texte 55.
• Quelles sont les modifications transitoires du droit du travail qui ont un impactent sur vos outils de gestion des temps ?
• Comment optimiser la gestion des talents en confinement ?

  Les effets réglementaires du COVID 19 sur la gestion des temps

Congés et RTT

Jusqu’au 31 décembre 2020, si un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche est voté, l’employeur peut imposer aux salariés la prise de congés payés acquis, y compris avant l’ouverture de la période de prise des congés payés (1er mai 2020 dans le cas général hors aménagement conventionnel). De même, l’employeur a la possibilité d’imposer à des dates qu’il aura choisies, la prise de jours de RTT acquis ou de jours de repos acquis au titre d’un accord d’aménagement du temps de travail et de jours de repos acquis au titre d’un forfait-jours, dans la limite de 10 jours ouvrables. De même, l’employeur peut imposer aux salariés d’utiliser les jours affectés sur un compte épargne temps (CET), et en fixer les dates. Il convient dans ce contexte de vous assurer que les compteurs de droits sont à jours et de réaliser une analyse, à l’aide des outils de reporting intégrés, des droits de vos salariés. Ainsi vous pourrez décider, en fonction de votre activité, des mesures à prendre. A ce sujet, les demandes d’absences dématérialisées sont un avantage en période de télétravail, l’accès des salariés à leurs informations et compteurs de droit également. 

Durée du travail 

Les entreprises des secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la nation et à la continuité de la vie économique et sociale ont la possibilité de déroger aux durées maximales de travail, qui sont désormais les suivantes :

• Une durée quotidienne de travail maximum de 12h par jour au lieu de 10h
• Une durée hebdomadaire de travail maximum de 60h de travail par semaine, au lieu de 48h
• Et 48h de travail par semaine sur une période de 12 semaines consécutives, au lieu de 44h.

La durée du repos quotidien peut être réduite à 9h consécutives, au lieu de 11h consécutives, à la condition toutefois d’attribuer un repos compensateur égal à la durée du repos dont le salarié n’a pas pu bénéficier. Des dérogations au principe du repos dominical ont également été votées dans les entreprises des secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la nation et à la continuité de la vie économique et sociale, mais également dans les entreprises qui assurent à celles relevant des secteurs essentiels des prestations nécessaires à l’accomplissement de leur activité principale. Le repos hebdomadaire sera accordé aux salariés par roulement. Si votre entreprise fait partie de ces catégories, il vous faut adapter transitoirement les règles de gestion. Dans ce cas, les services support sont à votre disposition pour vous accompagner dans ces modifications de la gestion des temps et activités de vos personnels en ce moment. Il est bien entendu possible de nous demander de procéder au paramétrage directement.

Plannings secteur santé

Le secteur santé en particulier est en première ligne face à l’afflux de patients et nécessité de modifier l’organisation des établissements. La sollicitation du personnel de santé en période de crise comme le COVID-19 alourdit sensiblement le fonctionnement des services des urgences et de réanimation. L’optimisation des ressources est un atout stratégique pour réguler l’affectation des praticiens mais également des personnels non médicaux. Votre outil de gestion des plannings (agiletime, e-connection) et le cas échéant d’optimisation des contraintes (e-otpim) sont vos meilleurs alliés pour l’organisation des services. Chez Horizontal Software, nous comptons parmi nos clients, des hôpitaux, des cliniques et des EHPAD ou des entreprises de santé. Nous mettons tout en œuvre pour que ces clients puissent bénéficier de l’ensemble de nos services, en priorité, leur permettant d’adapter et paramétrer leurs outils et ainsi assurer leur mission centrale dans la gestion de l’épidémie.

Télétravail

Le télétravail est imposé si possibilité pendant le confinement. Vous aurez besoin d’assurer le suivi des heures et des jours de vos salariés en télétravail. Je vous invite à consulter un précédent article qui fait le point sur le sujet : « Comment assurer le suivi des jours télétravaillés par les salariés »  https://blog.horizontalsoftware.com/2020/01/27/comment-assurer-le-suivi-des-jours-teletravail-par-les-salaries/

Les conséquences du COVID 19 sur la gestion des talents

Le recrutement 

Au niveau de la gestion des talents, vos outils vont vous permettre de dématérialiser les process. Par exemple le recrutement dématérialisé va pouvoir s’adapter en temps réel aux conditions de confinement et permettre de relancer les annonces dès la reprise. Vous avez la possibilité de suspendre vos recrutements, et dans ce cas, la démarche est facile et le message est clairement affiché à vos futurs talents. Si vous décidez de poursuivre les recrutements, la dématérialisation via le module de recrutement de Yootalent vous permet de partager les étapes et de gérer le workflow avec vos collaborateurs même à distance. Vous êtes informés de la réalisation des entretiens en visio ou par tel et des conclusions associées. Là encore, nos équipes support inclus dans la fourniture du module recrutement vous accompagnent. 

La formation

La période actuelle de confinement peut-être portée à profit pour suivre des formations. A ce sujet, l’état prendra en charge 100 % des coûts pédagogiques de la formation de salariés en activité partielle. Une simple convention entre l’entreprise et la Direccte permet de déclencher cette prise en charge. Le salarié placé en activité partielle et qui suit une formation perçoit la même indemnisation : 70 % de son salaire brut, soit environ 84 % de son salaire net. Le module de formation de Yootalent vous permet d’inscrire et de suivre les formations de vos collaborateurs et enregistrer les nouvelles compétences acquises. Ces compétences seront utiles pour la future planification de vos équipes et votre GPEC. 

Le module d’évaluation de formation va acter de l’atteinte des résultats attendues par la formation :

• Les stagiaires ont-ils apprécié la formation ? Le format e-learning convient-il ? est-ce pertinent pour eux ?
• Les stagiaires ont-ils atteint les objectifs ? 
• Les stagiaires pourront-ils mettre en pratique les compétences acquises ?

En fonction des réponses, vous pouvez adapter votre stratégie et améliorer l’efficacité des formations.