Comme pour les entreprises, l’onboarding en collectivités représente un enjeu de taille. Cet “embarquement”, qui fait référence à l’intégration de nouveaux agents, comporte plusieurs étapes qui permettent d’optimiser sa prise de poste et d’assurer son intégration ainsi que le bon déroulement de ses missions. Un onboarding dure généralement quelques mois jusqu’à un an et peut déterminer l’état de motivation et de satisfaction de l’agent durablement au sein de la collectivité. Autant mettre toutes les chances de son côté pour lui procurer une bonne expérience, donc.
Onboarding en collectivités : préparer l‘arrivée de l’agent
Il n’y a pas de secret, un onboarding se prépare, parfois même dès les dernières étapes du recrutement. Pour le manager du futur agent, il s’agit de s’assurer que l’organisation logistique est bien assurée. Cela veut dire informer les services concernés, qu’il s’agisse de l’équipe IT ou informatique, du pôle RH qui accueillera l’agent à son arrivée, ou encore le pôle social. Le manager, avant l’arrivée de l’agent, est responsable de veiller à ce que tout le matériel nécessaire à la prise de poste soit préparé en amont, du bureau à l’ordinateur, en passant par le badge d’accès s’il y en a un, etc. Dans le cas où l’onboarding se ferait à distance, dans un contexte de télétravail, il s’agit de veiller à s’informer des conditions de travail à domicile et les prendre en compte pour permettre l’installation d’un poste de travail qui permette le travail dans les meilleures conditions possibles. Dans tous les cas, penser à prévenir l’ensemble de l’équipe ou du service de l’arrivée du nouvel agent est incontournable. Il paraît étrange de le rappeler, pourtant, il existe encore aujourd’hui beaucoup témoignages de personnes ayant eu le sentiment d’arriver “comme un cheveu sur la soupe » lors de leur premier jour. Dernier détail pour la préparation et pas des moindres : identifier un interlocuteur référent. Cet agent sera la “boussole” du nouvel arrivant durant tout son onboarding.
À l’arrivée du nouvel agent
On passera sur les évidences, comme celle de devoir être présent pour son arrivée. Certaines collectivités font le choix de donner un livret d’accueil au nouvel agent en amont de son arrivée, d’autres le jour même. Les deux manières de faire se valent, il est néanmoins important de lui rappeler de conserver près de lui cette ressource durant les premiers mois, il risque de s’y référer régulièrement. Aujourd’hui ce livret d’accueil peut aussi prendre la forme d’un tableau de bord digital, ou encore d’un wiki qui répertorie en ligne toutes les ressources incontournables. Bien entendu, le jour de son arrivée rimera souvent pour l’agent avec un certain nombre de formalités administratives à compléter, il faudra donc veiller à lui laisser un créneau assez large pour le faire. Enfin, l’arrivée du nouvel agent correspond à sa rencontre avec les autres collaborateurs et son collectif de travail, un moment sur lequel capitaliser pour lui offrir une excellente expérience d’accueil dans laquelle il n’aura pas à entendre une seule fois “Mais qui êtes-vous ?”. Si l’onboarding correspond à un contexte de télétravail, il s’agira d’organiser une visio de bienvenue avec l’ensemble de l’équipe, en attendant de se rencontrer “en vrai ».
Onboarding : les jours et les mois suivant l’arrivée
Considérant que l’onboarding peut durer plusieurs mois jusqu’à un an, il ne faut pas s’attendre à relâcher les efforts au bout d’une semaine. Durant cette période, le rôle du manager est de se tenir à l’affût des signaux faibles qui peuvent éventuellement témoigner de difficultés de l’agent, qu’elles soient professionnelles ou humaines. Durant ces premières semaines et ces premiers mois, le référent du nouvel agent garde son rôle, dans une dynamique de parrainage, il permet à l’agent de prendre ses marques à son rythme. Il peut par ailleurs être pertinent, par exemple sur les six premiers mois, de mettre en place un point régulier, selon les besoins de l’agent et de son manager, afin d’adresser de possibles questions ou difficultés et évaluer si l’onboarding de l’agent se déroule toujours correctement.
Pour creuser le sujet, un groupe de travail co-piloté par la Direction générale de l’Administration et de la Fonction publique (DGAFP) et le ministère des armées a mis à disposition, sur le portail de la fonction publique, une boîte à outils destinée à améliorer l’accueil, l’intégration et l’accompagnement des nouveaux arrivants. Elle comporte un ensemble de 11 fiches pratiques et des capsules vidéo autour du thème de l’onboarding.
