Fournir une communication de qualité sur le processus d’évaluation et communiquer clairement le "pourquoi" du questionnaire auprès des participants sont deux points essentiels et cela vous permettra également de favoriser un bon taux de retour.

Voyons ensemble quelle communication est la mieux adaptée pour favoriser la participation des apprenants aux questionnaires d’évaluation.

Pourquoi évaluer les formations ?

Définir “pourquoi il est important d’évaluer” est le point de départ afin de pouvoir mieux communiquer en amont auprès des acteurs de la formation.

L’évaluation de la formation doit être gérée comme un véritable projet, comme le sont logiquement les projets de formation. La première phase du projet consiste à définir précisément le “pourquoi” de l’évaluation.

• Est-ce pour améliorer le contenu ?
• Est-ce pour sélectionner les prestataires de formation ?
• Est-ce pour justifier les coûts auprès des parties prenantes ?
• Ou pour répondre aux normes ?
• … ?

Une fois les objectifs définis vous allez pouvoir sélectionner les niveaux d’évaluation qui sont les plus importants pour vous.

Si votre objectif est :

• Mieux sélectionner les prestataires de formation alors vous allez vous centrer sur la réaction des participants (contenu de la formation, animation du formateur, …) et savoir s’ils ont appris quelque chose lors de la formation (atteinte des objectifs spécifiques).
• Répondre au décret qualité alors vous allez vous centrer sur la connaissance des participants (avant/après) ainsi que la mise en pratique des acquis de la formation quelques mois après celle-ci.

• Montrer l’impact (direct ou indirect) des formations sur les résultats de l’entreprise alors vous allez vous centrer sur les résultats visés de l’entreprise, sont-ils atteints grâce à la formation ?

Communiquer sur l’évaluation AVANT la formation auprès des participants

Lorsque vous répondez à une enquête (peu importe laquelle) vous aimez savoir pourquoi l’on vous questionne à ce sujet, dans quel but, pour quelle utilisation de vos réponses, qui pourra les consulter…

En amont de la formation les participants devront être informés sur les objectifs de l’évaluation (qui auront donc été clairement définis en amont) ainsi que sur le mode de collecte des données si dématérialisation des évaluations de formation il y a.

Il faudra également les informer sur le respect de l’anonymat et de la confidentialité des résultats.

Les participants pourront obtenir l’information par courriel, avec un flyer dans la convocation et/ou une affiche à l’entrée ou dans la salle de formation.

En complément vous pouvez aussi informer du processus complet d’évaluation de la formation sur votre site Internet ou dans votre catalogue de formation.

Communication sur l’évaluation PENDANT la formation par le formateur

Le formateur est garant de la qualité de sa formation et donc acteur majeur dans la transmission des informations concernant son évaluation.

Il devra, en début de formation, expliquer le processus d’évaluation avec les objectifs associés.
En fin de formation il devra également prévoir un temps dédié à l’évaluation « à chaud » de la formation et de préférence sortir de la salle si l’évaluation se fait sous le format d’un questionnaire papier.

Communication sur l’évaluation APRÈS la formation par le Responsable formation (ou le Conseiller en formation pour les OF/OPCA)

Que vous soyez une entreprise, un organisme de formation ou un OPCA il est important de réaliser une communication interne et externe de vos résultats, mettez en avant vos actions phares en communiquant sur les scores de satisfaction, sur les commentaires que vous ont laissé les participants ou encore sur la recommandation (le nombre de promoteurs) qui pourrait apparaître votre site Internet par exemple.

Vous pouvez également reprendre les axes d’amélioration ressortis et indiqués le plan d’action en face mis en place.

Vous pouvez aussi communiquer vos résultats sur le mois, le trimestre ou l’année dans une lettre d’information interne.

Et si vous en avez la possibilité transmettre la synthèse individuelle aux participants ainsi qu’auprès de leurs managers, faites-le !

Si vous souhaitez être accompagné, conseillé sur ce sujet, n’hésitez pas à nous adresser un email à contact@formaeva.com; nous y répondrons avec grand plaisir.

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Source : “L’évaluation de la formation” écrit par Jonathan Pottiez, Editions DUNOD.