Ce n’est pas un secret : l’absentéisme coûte cher. Certaines causes d’absentéisme comme la maladie, notamment saisonnière, sont difficiles à contrôler. Mais dans d’autres cas, la mise en place d’un audit dans le cadre d’une démarche participative dans la lutte contre l’absentéisme permet d’identifier et d’adresser les causes rapidement. Voici quelques points à connaître lorsque l’on souhaite réaliser un audit d’absentéisme dans la fonction publique et passer à l’action.
Sur quels indicateurs, l'absentéisme se mesure t-il ?
La première étape d’un audit d’absentéisme consiste à rassembler un maximum de données pertinentes, afin d’en identifier les causes, ses occurrences ainsi que les schémas qui se dessinent. Dans ce tableau de bord des données l’absentéisme, on pourra donc trouver les informations “de base” liées aux causes de l’absentéisme dans la collectivité ou l’institution, comme la maladie, les accidents, mais aussi les absences non justifiées. Ce tableau de bord d’audit de l’absentéisme doit par ailleurs comporter les données démographiques qui permettent de croiser les chiffres et identifier des schémas et des récurrences en fonction des types de populations présentes dans l’entreprise, notamment en termes de corps de métier, niveau hiérarchique, âge et sexe.
Avec ce premier niveau de lecture de l’absentéisme, il est déjà possible de dégager des groupes de personnes spécifiques concernées par l’absentéisme ou d’anticiper les probabilités d’absentéisme d’autres populations. Dans un second temps, il s’agira de s’adresser à ces populations pour tenter d’apporter des solutions ou mettre en place des mesures préventives.
Audit d'absentéisme : 6 étapes pour un plan d’action
Le réseau ANACT, qui focalise ses actions sur l’amélioration de la santé et de la qualité de vie au travail, évoque un plan d’action en 6 étapes, qui comprend la phase d’audit d’absentéisme mais aussi des indications pour passer à l’action dans une démarche de prévention de l’absentéisme. Voici les éléments qu’il comporte :
- Recenser et réunir les acteurs afin d’enclencher une démarche participative
- Mettre en place un groupe de travail et un comité de pilotage (paritaire)
- Proposer un programme pour le groupe de travail :
- Mesurer l’absentéisme à l’aide d’indicateurs pertinents
- Analyser les causes, produire et valider des données chiffrées
- Proposer des actions visant à remédier aux causes principales
- Trier les actions selon leur horizon temporel : actions à court terme, actions à moyen ou long terme ; les articuler en un plan d’action cohérent dans la durée.
- Informer et sensibiliser : définir un plan de communication sur les résultats du groupe de travail et les actions prioritaires qui vont être lancées
- Mettre en mouvement l’ensemble de la chaîne managériale : sensibiliser, former, fixer des objectifs…
- Réunir le groupe de travail à intervalles réguliers pour faire le point sur les progrès réalisés.
- Communiquer à partir des résultats obtenus, faire bénéficier les salariés des économies réalisées du fait de la baisse de l’absentéisme.
Engager le collectif dans la démarche de lutte contre l'absentéisme
La démarche de réduire l’absentéisme doit être une démarche collective et participative, de l’étape de l’audit à la mise en place de solutions et de mesures préventives.
Le plan d’action de lutte contre l’absentéisme doit être mené par un comité de pilotage qui va bien au-delà des ressources humaines seules et engage l’ensemble de la collectivité ou de l’institution, sans quoi la démarche risquerait d’être simplement correcte et perdra en efficacité. L’absentéisme touchant le plus souvent à des sujets délicats allant jusqu’aux causes d’un désengagement individuel ou collectif, il est important de mettre toutes les chances de son côté en engageant au plus tôt les agents et les cadres dans la démarche.
Dans ce contexte, il conviendra donc de mobiliser les acteurs de la direction, mais aussi les instances représentatives du personnel et de possibles acteurs externes comme des assistantes sociales lorsque certains problèmes liés à l’absentéisme prennent racine en dehors de la vie au travail. Enfin, les encadrants de proximité, ou managers directs, sont des alliés de choix lors des audits d’absentéisme et des actions de prévention. Il est important de les former à l’analyse de l’absentéisme et de leur donner les bons outils et moyens pour agir directement sur ses causes. En tant que référent direct, ils sont plus à même d’occuper une position de confiance et de recueillir les données liées à l’absentéisme, qu’elles soient quantitatives ou qualitatives.
Dans cette continuité, un certain nombre d’outils SIRH et de gestion des plannings et des absences constituent des atouts précieux dans la récolte et l’analyse des données liées à l’absentéisme.
