Certification Qualiopi
Comment répondre aux critères relatifs à l’évaluation  avec Formaeva ?

Comment Formaeva vous aide à répondre aux critères relatifs à l'évaluation ?

Dans le cadre de la loi « avenir professionnel » du 5/09/2018 est apparu au menu du journal officiel du 8 juin 2019, le décret n°2019-565 du 6 juin 2019.

Ce dernier impose aux acteurs de la formation professionnelle de s’engager dans une démarche qualité et de le prouver, via le référentiel national listant 7 critères et 32 indicateurs de qualité.

Si vous êtes un organisme de formation, un CFA ou une université d’entreprise, vous disposez d’une grille de lecture pour bâtir votre démarche qualité, s’inscrivant dans un processus d’amélioration continue. Les organismes certificateurs pourront ainsi vous auditer sur cette base, et ainsi vous délivrer la marque « QUALIOPI ». Ils doivent eux-mêmes réaliser des actions pour obtenir leur accréditation, en vue de vous délivrer la certification requise au 1er janvier 2022.

Formaeva est une solution de mesure et d’amélioration de la qualité des formations. Au-delà de l’utilité pour un organisme de formation de mesurer et d’améliorer ses prestations, FORMAEVA vous permet de répondre aux critères de QUALIOPI. Nous en détaillons ici quelques exemples.  En savoir plus sur Formaeva.

Du Datadock à Qualiopi

Vous nous direz, ce référentiel n’est pas réellement nouveau.

En effet, la loi sur la formation de 2014 et le décret du 30/06/2015 vous a déjà imposé, via les financeurs publics et paritaires, de montrer votre capacité à réaliser des prestations de qualité.

Cependant, même si les critères et les indicateurs ressemblent pour certains aux éléments demandés dans Datadock, ils ne sont pas tous identiques et n’ont pas la même portée ni la même signification. De nombreux critères sont nouveaux et demandent de la mise en place, de l’organisation, des procédures.

Datadock reste une bonne base de respect « règlementaire » au sens de la loi, donc ne jetez rien, adaptez.

Le nouveau référentiel National est un « système qualité ». A ce titre il n’est pas que « déclaratif » comme l’était Datadock. Il doit refléter vos pratiques réelles, en tant qu’organisme et le fait qu’elles « vivent » (mises à jour, évolutions, traitements des non-conformités, etc…) comme tout système qualité. Il faudra ainsi mettre en œuvre la traçabilité nécessaire à la preuve qui sera produite aux auditeurs certificateurs. Cette historisation des actions devra être réalisée en continue.

Les 7 critères Qualiopi

Le nombre de critères a changé

Selon ce décret du 6 juin 2019, les critères auxquels doivent satisfaire les prestataires sont les suivants :

  1. L’information des publics sur les prestations, les délais d’accès et les résultats obtenus.
  2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des actions.
  3. L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires lors de la mise en œuvre des actions.
  4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
  5. La qualification et le développement des connaissances et des compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
  6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel (nouveau critère qui ne figurait pas dans le décret Qualité du 30/06/2015).
  7. Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées (art. R. 6316-1 du Code du Travail).

Il y a donc désormais non plus 6 mais 7 critères à satisfaire, décliné non plus en 21 indicateurs mais 32.

CRITÈRE 1
Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

INDICATEUR 1
"Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux handicapés."

Via l’outil FORMAEVA, il est tout à fait aisé de mettre en place des évaluations « pré-formation » adressées aux futurs Stagiaires (et à leurs managers) quelques jours avant la formation.

Ces évaluations jouent un triple rôle :

  • Elles permettent de comprendre les raisons d’inscription du stagiaire à la formation et ses attentes vis-à-vis de la session. 
  • Elles permettent, dès le premier contact, d’expliquer le process d’évaluation à venir. FORMAEVA transmet au stagiaire, dès le premier mail, les objectifs et la façon dont le suivi sera réalisé en post-formation. 
  • Elles permettent de transmettre une information au public

INDICATEUR 4
"Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné."

Formaeva et son module de diagnostic des besoins permet à une entreprise ou un financeur de questionner rapidement le bénéficiaire et de l’orienter vers des parcours de formation. Cette analyse du besoin vous permet de répondre en tout ou partie à cet indicateur.

CRITÈRE 2
L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

INDICATEUR 8
"Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation."

Il est possible de mettre en place différents systèmes permettant d’évaluer les acquis avant, et pendant et/ou après la formation. 

Ce système peut être basé sur les quiz (avec des questions à choix multiples, unique, à ordonnancement, à association…) avec des banques de questions qui permettent de créer et d’administrer, en toute simplicité, les quiz auprès des stagiaires, et d’évaluer leur positionnement avant la formation. 

Ces résultats anonymisés peuvent être communiqués, automatiquement, par email, au formateur, quelques jours avant la session afin que celui-ci adapte également le contenu de sa formation, son discours en fonction du niveau de connaissances des futurs stagiaires.

CRITÈRE 3
L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre

INDICATEUR 11
"Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation."

L’outil FORMAEVA permet de mesurer facilement la maitrise des objectifs pédagogiques des stagiaires, avant et juste après la formation (Niveau 2 « Apprentissage » selon le modèle Kirkpatrick ®).

On utilise notamment le renseignement intelligent des objectifs relatifs à la formation donnée. Ces objectifs sont automatiquement issus du catalogue formation

Le suivi de cet indicateur permet de mesurer le niveau d’apprentissage (note sur 100 d’auto-évaluation de maîtrise des objectifs après la formation) et le gain d’apprentissage (en pourcentage, calcul de l’écart entre la maîtrise des objectifs avant et après la formation)

CRITÈRE 5
Qualification et professionnalisation des personnels chargés des prestations

INDICATEUR 21
"Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations."

Il est tout à fait possible de mesurer les connaissances / compétences des formateurs en fonction des thèmes et contenus des animations planifiées.

Via Formaeva, à l’aide d’une banque de questions plus spécifiquement destinées aux formateurs et de créer des questionnaires qui leurs sont destinés.

De plus les bénéficiaires font des feedbacks sur le déroulement de la formation et leur expérience. Pédagogie, durée de la formation, participation…. sont parmi les critères évaluables. Cela permet d’identifier des axes de progrés des formateurs en fonction des formations animées.

CRITÈRE 7
Mise en œuvre d'une démarche d'amélioration par le traitement des appréciations et des réclamations

INDICATEUR 30
"Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées."

Formaeva va interroger automatiquement les stagiaires, formateurs, manageurs et commanditaires (financeurs). Les données sont traitées et organisées selon les niveaux du modèle de Kirkpatrick et génèrent des rapports. Ces rapports d’évaluation de formation & de connaissances proposés, par la solution Formaeva, sont adressés, en automatique, par email, aux différents acteurs concernés (stagiaires, managers, formateurs, responsables de formation, clients externe, service communication…). 

Ils permettent aisément de suivre, tracer les évaluations et d’agir en conséquence.

Des systèmes d’alertes, d’abonnement peuvent également être mis en place pour faciliter le suivi de la qualité / l’efficacité des formations.

INDICATEUR 31
"Le prestataire met en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation."

&

INDICATEUR 32
"Le prestataire met en oeuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations."

Pour un suivi plus macro des KPIs/indicateurs liés à l’évaluation, des tableaux de bord  peuvent être mis à disposition des responsables de formation, des formateurs…

Ces indicateurs sont peut-être les plus marquant du référentiel QUALIOPI, ils font d’ailleurs l’objet du plus de non conformités majeures. C’est très lié au positionnement en tant que « norme qualité » du QUALIOPI. Dans ces démarches qualité, l’amélioration continue est au cœur du dispositif. FORMAEVA vous permet de prouver que vous mesurez vos actions, que vous tenez compte des avis, que vous améliorez les formations et que vous mesurez à nouveau.

Conclusion

Afin donc de vous « faciliter la vie » dans le suivi qualité (et efficacité) des actions de formation données au moment de la certification mais aussi dans le temps, pourquoi n’envisageriez-vous pas de vous doter d’un outil dédié et spécialisé dans l’évaluation dématérialisé des formations ?

Passez par un tiers évaluateur externe et indépendant sera également une garantie auprès de vos clients et partenaires.

Julien-Berquin

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Formaeva, un outil unique sur le marché

Des outils

Des questionnaires à chaud et à froid, les niveaux de Kirkpatrick, une aide à la conception

Diagnostic des besoins

Questionnaires intelligents, préconisations de formation, intégration au LMS

Évaluation des connaissances

Quiz, mesure du niveau des stagiaires avant et après la formation, diagnostic des besoins.

Évaluation des compétences

Évaluation à chaud, à froid, du formateur, recueil des attentes.

Suivi et pilotage

Arbitrage budgétaire, gestion des habilitations et recyclages, respect des obligations légales.

Tableau de bord décisionnels

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