Témoignage client GTA – L’université de Paris-Est Créteil parle de sa gestion des présences et des absences

L’université de Paris-Est Créteil

L’université Paris-Est Créteil (UPEC) est composée de 7 facultés, 8 écoles et instituts, 1 observatoire et 33 laboratoires de recherche. Elle est présente dans tous les domaines de la connaissance depuis 1970. Les enseignants-chercheurs, les enseignants et plus de 3000 vacataires issus de partenaires publics et privés forment chaque année plus de 38 000 étudiants et actifs de tous les âges. 

L’université emploie également près de 1300 personnes au niveau administratif.

Interview de Madame Houda HAJJAR,
responsable du domaine RH à la DSI de l’UPEC 

LE CONTEXTE DE GESTION DES TEMPS ET DES ABSENCES POUR L’UNIVERSITé DE PARIS-EST CRéTEIL

L’UPEC est utilisatrice de la solution de gestion des temps, activités et plannings d’Horizontal Software (anciennement « e-connection ») depuis 2013. L’outil a été sélectionné suite à un appel d’offre parmi 2 autres offres concurrentes. La solution est installée en local et comprend le logiciel ainsi que des badgeuses pour les agents administratifs. Le badgeage est réalisé soit en virtuel soit à l’aide de badgeuses configurées pour permettre l’utilisation des cartes professionnelles des agents. 

LES ENJEUX POUR L’UPEC

Au moment de la décision de s’équiper d’un outil de gestion des temps, les objectifs de l’université-Est Créteil étaient les suivants : Remplacer Excel et ses macros pour les présences et absences Centraliser et dématérialiser les demandes de congés Faire facilement les retours au ministère sur l’application des 1607h Permettre aux agents une consultation de leurs horaires, compteurs et congés. 

LES BéNéFICES DE LA SOLUTION HORIZONTAL SOFTWARE

En tant qu’agent, l’utilisation du module de gestion des temps permet d’avoir de la visibilité sur ses horaires, ses compteurs de droits et le suivi des demandes de congés. La connexion rend visibles les plannings de l’équipe. L’université souligne la bonne ergonomie de l’outil basé sur la version html5. Dans le cadre d’un logiciel métier RH, la DSI gère la maintenance technique et la direction des ressources humaines assure l’administration fonctionnelle. Du point de vue de la DSI, le logiciel est installé en local et bénéficie facilement de la maintenance et des mises à jour et si besoin d’un accompagnement par les équipes d’Horizontal Software. A ce sujet, l’université est très satisfaite de cet accompagnement. Ainsi, lorsque des changements de poste ont lieux, notamment à la direction des ressources humaines, il est nécessaire de suivre des formations à l’utilisation qui sont dispensées par Horizontal Software. 

EN CONCLUSION

Madame HAJJAR conseille de mettre dès le début des recherches la direction numérique dans les échanges entre la DRH et l’éditeur. En effet tout projet SIRH demande une formalisation des besoins, un cahier des charges et ensuite une AMOA. Cette compétence étant souvent détenue par la DSI. 

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