Remettre de l’Humain dans les RH : les solutions GTA, au service de la performance et de la qualité de vie au travail

Solutions de GTA

Solutions de GTA, un outil pour réconcilier collaborateurs et rh !

Porte d’entrée de la transformation numérique des entreprises et des organisations, les ressources humaines ont à charge de s’assurer de la performance de l’organisation d’une entreprise et du bien-être de ses collaborateurs et pourquoi pas au travers de leurs solutions de GTA. Petit à petit, les RH se sont numérisées et s’appuyant sur des outils d’automatisation, comme l’édition et l’envoi des fiches de paies par exemple. Une numérisation qui infuse au sein des entreprises et des organisations avec pour objectif la performance économique : réduire la charge administrative et les tâches chronophages mais nécessaires (voire réglementaires) pour concentrer les ressources – humaines et financières – sur les outils de production, quelle que soit l’activité de l’entreprise. Les solutions de Gestion des Temps et des Activités (GTA), permettent de manière automatisée de décrire, planifier et quantifier les activités et temps de travail des collaborateurs. Répondant à des impératifs organisationnels, opérationnels et humain, les solutions GTA sont devenues un must have pour les entreprises dans un contexte de pénurie de main d’œuvre et où la concurrence fait rage. Elles sont même un argument de marque employeur à part entière. Car ces solutions « digitales » permettent bel et bien de remettre de l’humain dans la gestion des ressources … humaines ! Dans un contexte de marché de l’emploi très dynamique, où les démissions vont bon train, l’organisation et les conditions de travail sont devenues un critère de choix pour les employés. Les solutions de GTA deviennent un véritable atout pour les entreprises. Au même titre que le parcours patient et l’expérience client, le parcours collaborateur ou l’expérience salarié fait désormais l’objet de toutes les attentions.

Une gestion personnalisée

Construire des emplois du temps conciliant les impératifs de fonctionnement d’une organisation et ceux des collaborateurs, c’est possible. Les solutions de GTA permettent à chaque entreprise d’offrir à ses collaborateurs une expérience personnalisée, unique qui prend en compte les besoins de l’individu, participant à l’amélioration de la qualité de vie du travail des collaborateurs et garante d’équité entre eux. Dans le cas par exemple du personnel soignant ou posté, les plannings peuvent être réalisés en fonction des contraintes de chacun (certains ne travaillent que de nuit, d’autres ne peuvent pas être postés certaines après-midis, etc.) tout en assurant un roulement équitable : alterner équitablement les personnels postés les week-ends ou les jours fériés. Les solutions de GTA permettent également de diversifier les supports d’accès aux applications : une infirmière par exemple ou un technicien qui se déplacent entre différents sites d’intervention, n’ont pas nécessairement accès à un ordinateur régulièrement pour consulteur leur planning ou déposer leur demande de congés. Les solutions de GTA, accessibles depuis un ordinateur ou une application smartphone, permettent à tous les employés quel que soit leur mode d’activité, d’accéder à la même information à tout instant.

Solutions de GTA : un outil d’amélioration de la transparence au sein des organismes

Les solutions de GTA permettent une mise en conformité et un respect des réglementations en vigueur, que ce soit pour le temps de travail ou pour les demandes de congés par exemple. Adaptables à chaque configuration et convention collective, les solutions de GTA permettent ainsi aux collaborateurs – et aux managers – d’avoir une visibilité complète sur les activités, leur temps de travail (et dans une certaine mesure : leur performance) et donc sur leur paie (dans le cas de forfait pour travail de nuit ou en week-end par exemple). Pour les congés, les solutions de GTA garantissent la conformité réglementaire aux délais d’ouverture des dépôts et aux processus de validation ou de refus des congés.  Dans le cas où les managers choisissent d’ouvrir l’accès aux informations sur les activités à tous les employés (partage des plannings par équipe par exemple), les solutions de GTA font des collaborateurs des parties prenantes de l’organisation des activités. Là où des solutions logicielles pourraient paraitre déshumanisante, elles deviennent responsabilisantes.

Un levier d’optimisation des ressources au service du bien-être du salarié grâce à une vision 360° sur les activités

Les solutions de GTA, grâce à la visibilité qu’elles offrent sur les activités des collaborateurs et de l’entreprise, permettent d’optimiser l’organisation du travail et ainsi de limiter les risques de deux grands maux que subissent les salariés : le bore-out et le burnout. Dans le cas du premier, il s’agit d’adapter le postage de certains agents en fonction de l’intensité des activités : par exemple, les solutions de GTA permettent de détecter les pics d’activités mais aussi les moments plus calmes. Dans le cadre d’un poste d’accueil par exemple, certaines heures particulièrement creuses au sein d’une entreprises peuvent justifier ne de pas poster d’agent d’accueil mais de déléguer cette tâche à une personne de proximité ou à standard téléphonique ou d’accueil à distance. Dans le deuxième cas, les solutions de GTA permettent de détecter les surcharges de travail ou les collaborateurs qui effectuent beaucoup voire trop d’heures. L’optimisation passe aussi par une visibilité sur les déplacements de chaque collaborateur. Une fameuse enseigne française de remplacement de pare-brise utilise par exemple des solutions de GTA pour optimiser les déplacements de ses techniciens et ainsi inclure leur temps de déplacement dans leur temps de travail. Cela participe aussi à une optimisation des ressources en limitant les déplacements des techniciens. Les solutions de GTA permettent donc de rapprocher de l’activité prévisionnelle les moyens de production nécessaires.

Un outil qui accompagne la croissance et la structuration des entreprises

Les solutions de GTA accompagnent la croissance des activités et des ressources humaines des entreprises. En effet, les entreprises connaissent des effets de seuil à travers leur croissance qui rend l’équipement en solutions RH indispensable : une entreprise de 10 salariés peut aisément assurer la gestion des congés en petit conseil et échanges directs. C’est tout de suite plus compliqué à 15, à 25, à 50, etc. Idem pour la gestion des activités et du télétravail en cas de permanence nécessaire. Les solutions de GTA deviennent alors des outils indispensables pour éviter la désorganisation de l’entreprise par la croissance et ainsi garantir une évolution sans accroc organisationnel. Ces vingt dernières années, les villes ont vu leur nombre de service augmenté exponentiellement : police municipale, espace vert, petite enfance, éducation primaire, etc. Une évolution qui leur a imposé une gestion des ressources humaines et une répartition des activités non substituables qui se transforment rapidement en véritable casse-tête RH : un agent de police municipal ne pourra pas remplacer un jardinier, qui ne pourra pas remplacer une ATSEM, etc. Les outils de GTA permettent ainsi aux organismes d’adapter leur mode d’organisation en fonction des mutations de l’organisation du travail – par exemple la généralisation du télé travail ou le passage à la semaine de 4 jours – et de leur croissance. Pour les managers, les solutions de GTA permettent de recentrer la gestion des temps et des activités au plus près des équipes.

Des solutions de GTA comme nouvel outil de communication interne

Deuxième outil le plus consulté après les mails au sein des organisations, les solutions de GTA peuvent devenir de véritables outils de communication interne. En effet, ces solutions gagneraient à être comptabilisées dans des stratégies de communications internes à but RH. Cela permettrait la diffusion par exemple, de messages personnalisés à chaque collaborateur sur les risques de burn-out en cas de forte activité sur une longue période, d’indicateur sur le temps écoulé depuis les derniers congés pris ou des alertes en cas d’expiration proche des congés non pris. Les solutions de GTA sont aussi de véritables outils de prévention et d’information : ils permettent par exemple de diffuser des messages sur le bien-être au travail et les risques de burn-out, des informations relatives aux dispositions réglementaires concernant les congés, les temps de travail, les droits à la formation, etc. Les solutions de GTA sont donc des outils indispensables pour allier impératif économique et attentes des collaborateurs dans un contexte de marché du travail sous haute tension, où la marque employeur et l’organisation du travail pèsent dans l’attraction et la rétention des talents. 
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