Modernisation de la gestion des temps à l'EHPAD du Creusot avec eConnection

À propos de l'EHPAD Départemental du Creusot

L'EHPAD Départemental du Creusot Creusot est établissement public offrant 359 places stratégiquement situées à proximité du centre-ville. Il se divise en quatre résidences distinctes, chacune comptant entre 80 et 100 lits, réparties sur quatre sites différents.
Au sein de cet EHPAD, on trouve deux unités spécialisées Alzheimer totalisant 24 lits, une unité dédiée aux personnes handicapées vieillissantes, un accueil de jour thérapeutique, ainsi qu'un pôle d’activités de soins adaptés.

Entretien avec Madame Martinez

Quelle est votre problématique ?

Madame Martinez : À l'EHPAD Départemental du Creusot, nous avons utilisé AgileTime pendant de nombreuses années, principalement parce qu'il s'adaptait bien à nos besoins spécifiques. C'était une solution différente des autres logiciels que nous avions envisagés auparavant. Cependant, après une mise à jour d'AgileTime, nous avons réalisé qu'il était temps de moderniser notre système de planification. Nous avions besoin d'intégrer plus d'automatisation, surtout pour la gestion de la paie, un aspect que nous n'avions pas encore pleinement exploité avec AgileTime. C'est pourquoi j'ai contacté le service commercial du Groupe HSW, et ils m'ont présenté eConnection, leur nouvelle solution de gestion des temps et activités. Cela semblait être exactement ce que nous recherchions pour faire évoluer notre système et améliorer nos processus.

Pourquoi avez-vous choisi eConnection ?

Madame Martinez : Suite à une première présentation d'eConnection, j'ai rapidement compris l'importance de l'adhésion de tous nos cadres pour réussir le passage d'AgileTime à cette nouvelle solution. Nous avons donc organisé une seconde démonstration pour eux. Ce qui m'a frappé pendant cette démo, c'est à quel point eConnection est un outil moderne, surtout en termes de partage et d'interaction avec les utilisateurs.

Un autre aspect qui a retenu mon attention est la possibilité d'installer eConnection en mode SaaS. Cela nous offrait une solution idéale pour notre problème de capacité matérielle, comme la gestion de notre serveur vieillissant et les défis des mises à jour dues à notre répartition géographique. eConnection s'est avéré être non seulement une avancée technologique mais aussi une réponse pratique à nos besoins matériels spécifiques.

Comment s'est déroulé le déploiement du projet ?

Madame Martinez : En tant que responsable du projet, j'ai été particulièrement impressionnée par le professionnalisme de mes contacts du Groupe HSW. Nos échanges ont toujours été très positifs. Travailler avec l'équipe du Groupe HSW a été un élément clé de la réussite de ce projet. Leur réactivité et leur approche constructive ont fait une réelle différence. Face aux problèmes inévitables dans ce type de projet, la qualité de notre relation, à la fois cordiale et constructive, m'a donné confiance et m'a rassurée. C'est cette collaboration solide qui a facilité la mise en œuvre d'eConnection et a contribué à notre succès.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation de notre solution ?

Madame Martinez : Personnellement, je suis très satisfaite de la façon dont la gestion de la planification est abordée par le Groupe HSW. Les soldes sont correctement établis et les principaux services sont désormais opérationnels. Nous sommes actuellement dans une phase de vérification et de tests pour garantir le bon fonctionnement de tout le système. C'est un projet qui demande du temps et de l'engagement, mais avec le soutien des cadres, tout le personnel en bénéficiera à terme. Les retours des cadres utilisateurs sont majoritairement positifs. Leur investissement dans le projet est à souligner et je les en remercie.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Madame Martinez : Nous attendons le passage à la nouvelle version HTML5 en fin d’année pour déployer le workflow agents. Il faudra bien entendu prévoir une communication interne auprès de nos agents.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Martinez : L'outil que nous utilisons maintenant est nettement plus simple, surtout en termes de gestion des cycles, des temps de travail et des compteurs. Les nouvelles fonctionnalités sont vraiment un atout. Par exemple, le prêt de salarié et le module d'affectation collectif simplifient grandement notre organisation. De plus, le découpage automatique et la traçabilité des heures planifiées offrent une vraie transparence. L'interface automatique avec la paie est également un point fort notable. Un autre avantage significatif est que nous n'avons plus à gérer de serveur en interne ni à nous soucier des mises à jour, grâce au mode SaaS. Cela nous libère de nombreuses contraintes techniques et nous permet de nous concentrer davantage sur notre cœur de métier.