AgileTime au coeur de la gestion des plannings à l'EPS Ville-Evrard

À propos de l'Établissement Public de Santé de Ville-Evrard

L'Établissement Public de Santé de Ville-Evrard, dédié à la santé mentale, sert 33 communes de la Seine-Saint-Denis, couvrant une population d’environ 1,2 million d’habitants. Cet établissement est structuré autour de 15 secteurs de psychiatrie générale, destinés à l'accueil des adultes et adolescents, et de 3 secteurs infanto-juvéniles pour les enfants. En plus de ses services cliniques, l'EPS Ville-Evrard gère également deux instituts de formation, l’un pour les soins infirmiers et l’autre pour les cadres de santé, ainsi qu’une maison d'accueil spécialisée.

Entretien avec Monsieur Vercelot

Quel a été le processus de mise en place de l'outil ?

Monsieur Vercelot : En 2008, j'ai initié une réflexion sur l'adoption d'un outil informatisé pour la Gestion des Temps à l'EPS Ville-Evrard. Pour cela, j'ai formé une équipe multidisciplinaire comprenant des membres de la Direction Informatique, qui ont supervisé l'étude préliminaire et les contacts avec les fournisseurs potentiels, ainsi que des collègues de la Direction des Soins et du Bureau des Ressources Humaines du Personnel Médical. Nous avons également inclus des représentants de l’encadrement et un chargé d’étude qui a été responsable de la rédaction du cahier des charges et a joué un rôle clé dans la procédure d'appel d'offres en 2009. Il était important pour nous d'impliquer également les représentants du personnel dans ce processus. Ils ont été régulièrement informés de l'avancement du projet et des choix finaux, assurant ainsi une transparence et une adhésion à cette initiative cruciale pour notre établissement.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Monsieur Vercelot : Après avoir soigneusement examiné les différentes propositions, nous avons choisi AgileTime pour plusieurs raisons clés. Premièrement, AgileTime se démarquait par son caractère complet, essentiel pour gérer un grand nombre de plannings variés. Ensuite, son ergonomie, très similaire à celle d'Excel – un outil que nous utilisions déjà –, rendait la transition plus aisée pour nos équipes. De plus, AgileTime offrait une interface compatible avec notre logiciel de gestion CPAGE, ce qui était un critère important pour nous. Et enfin, la flexibilité du produit nous permettait de l'adapter à nos règles réglementaires et à la structure spécifique de notre établissement. Tous ces éléments ont joué un rôle déterminant dans notre décision de choisir AgileTime.

Comment s'est déroulé le projet ?

Monsieur Vercelot : Le projet avec AgileTime a commencé en 2009, avec l'objectif initial de déployer l'outil sur certaines unités de soins pour une phase de test en 2010. Cependant, lors de l'analyse détaillée de notre organisation, nous avons réalisé que la situation était plus complexe que ce que nous avions envisagé, ce qui a rallongé cette phase préparatoire. Finalement, les premiers tests sur site ont débuté en septembre 2010 et, début 2011, AgileTime a été étendu à tout l'établissement. La première année a été essentielle pour tester le système en conditions réelles et évaluer son efficacité et sa cohérence sur le long terme. 

La mise en œuvre a nécessité un important programme de formation, car l'EPS de Ville-Evrard est constitué de nombreuses structures, avec des utilisateurs ayant des besoins et des niveaux de maîtrise variés de l'outil. Pour cela, nous avons créé un poste d'Administrateur d'AgileTime au sein du service RH. Cette personne a été chargée de former les utilisateurs pendant la phase initiale du projet, mais aussi les nouveaux arrivants les années suivantes, et de servir d’interlocuteur direct avec le Groupe HSW pour toute question relative à l'outil. L'engagement et les ressources humaines que nous avons investies en interne ont été cruciaux pour le succès de ce projet.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Monsieur Vercelot : Nous prévoyons de déployer la Gestion du Temps Médical avec le module AgileTime dédié durant le second semestre 2012. L'idée était d'aborder cette partie du projet après avoir mis en place les plannings du Personnel Non Médical. Cela permet une transition progressive et assure une implémentation efficace dans chaque secteur de notre établissement. Par ailleurs, nous envisageons également d'introduire le badgeage de manière expérimentale dans certains secteurs où les horaires sont variables. Cette évolution potentielle représente une étape supplémentaire dans l'optimisation de notre Gestion des Temps et Activités, nous permettant d'explorer de nouvelles méthodes pour améliorer l'efficacité opérationnelle. 

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Monsieur Vercelot : L'implémentation d'AgileTime a apporté de nombreux avantages significatifs à notre établissement. Nous avons constaté un meilleur respect de la réglementation du temps de travail et une plus grande clarté au niveau des compteurs. L'introduction du self-service a été particulièrement bénéfique. Désormais, chaque employé peut faire ses demandes de congés via ordinateur. Les cadres ont une visibilité en temps réel sur la disponibilité du personnel, ce qui facilite grandement la planification et la gestion des ressources. De plus, notre personnel RH n'a plus à saisir manuellement les éléments variables pour la paie ou à entrer les données de présence, grâce à l'interface avec le système de paie. Cela représente un gain de temps considérable et réduit les erreurs. Nous apprécions également la possibilité de créer des plannings prévisionnels sur l'année entière, ce qui nous aide à mieux anticiper et gérer les besoins futurs. Enfin, la précision des informations relatives à chaque employé est garantie, ce qui est crucial pour une gestion efficace des ressources humaines.