Témoignage client – La gestion du temps de travail à L’EPS de Ville-Evrard

L’Etablissement Public de Santé de Ville-Evrard, spécialisé en santé mentale, dessert 33 communes de la Seine-St-Denis et une population de 1,2 millions d’habitants. L’établissement est organisé en 15 secteurs de psychiatrie générale pour l’accueil des adultes et adolescents et en 3 secteurs infanto-juvénile pour les enfants. L’EPS gère également deux instituts de formation, (un en soins infirmiers et un pour les cadres de santé), ainsi qu’une maison d’accueil spécialisée.

Ils nous parlent de la gestion du temps de travail et des plannings dans un établissement public de santé

Interview de Monsieur Philippe VERCELOT

Directeur des Ressources Humaines et Directeur Adjoint de l’Etablissement Public de Santé de Ville-Evrard

Secteur

Santé publique

Situation

Seine-Saint-Denis

EFfectif

  • 2073 agents et 267 médecins (2213,5 ETP)
  • 765 lits dont 402 lits d’hospitalisation temps plein
  • 90 structures de soins

Besoins du client

  • Connaître les effectifs présents en temps réel
  • Préserver les droits des professionnels avec des compteurs calculés en temps réel (temps de travail, congés …)
  • Simplifier la gestion des éléments variables de paye pour :
  • supprimer les risques d’erreurs dus aux saisies multiples
  • payer les agents le plus rapidement possible
  • Gérer le temps médical en parallèle

Problématique de gestion du temps de travail à l'eps ville-evrard

Au départ, Philippe Vercelot à lancé une réflexion sur la mise en place d’un outil informatisé de gestion des temps de travail avec une équipe regroupant la Direction Informatique, (qui a managé toute la partie étude et contact avec les fournisseurs potentiels), la Direction des Soins, le Bureau des Ressources Humaines du Personnel Médical, des représentants de l’encadrement et un chargé d’étude qui a ensuite rédigé le cahier des charges et participé à la procédure d’appel d’offres.

De plus, les représentants du personnel ont été régulièrement informés de l’état d’avancement du projet et des choix retenus.

LE CHOIX de l'EPS VILLE-EVRARD

Suite au dépouillement des différentes offres reçues c’est le module de gestion du temps de travail (ex.AgileTime) qui a été retenu grâce à son « caractère complet qui permettait la gestion d’un grand nombre de plannings différents, son ergonomie très intéressante car proche d’excel, (outil utilisé jusqu’alors par l’établissement), une interface avec le système de gestion CPAGE, et enfin la possibilité d’adapter le produit au réglementaire et à l’organisation de l’établissement » nous confie Monsieur Vercelot.

Le déroulement du projet

Au démarrage, l’outil devait être déployé sur une partie des unités de soins pour la phase de test, mais lors de la mise à plat du réglementaire « il s’est avéré que l’organisation était plus complexe que nous le pensions et cette phase a pris plus de temps que prévu ». Les premiers sites tests ont donc commencé à mettre en place les plannings en septembre, début d’année suivante l’utilisation du module de gestion du temps de travail (ex. agiletime) s’est étendue à l’ensemble de l’établissement. « La première année sert de test, on ne peut juger de l’efficacité et de la cohérence de l’utilisation qu’après une utilisation prolongée ». La mise en place a nécessité un énorme dispositif de formation car l’EPS de Ville-Evrard est composé de très nombreuses structures avec des utilisateurs variés dont les exigences de maitrise de l’outil sont très différentes. Une fonction « Administrateur d’AgileTime » a été créée au service RH pour former les utilisateurs lors du projet initial, les nouveaux arrivants pour les années futures et servir d’interlocuteur direct d’Horizontal Software (ex.EquiTime) pour toute demande concernant l’outil. Les moyens humains mis en place en interne et l’investissement de la part des personnels ont été déterminants dans la réussite du projet.

Les évolutions pour l'EPS Ville-Evrard

La gestion du temps médical avec le module AgileTime dédié sera mis en place au cours du 2ème semestre 2012. Il était prévu que cette partie du projet serait abordée après les plannings du personnel non médical.

Une prochaine évolution envisagée pourrait être le badgeage à titre expérimental sur certains secteurs à horaires variables, (temps choisi).

Les points forts de notre solution de gestion des temps

  • Meilleur respect de la réglementation du temps de travail
  • Meilleure clarté au niveau des compteurs
  • Mise en place du self-service :
  • chacun peut faire ses demandes de congés par ordinateur 
  • les cadres connaissent en temps réel la disponibilité du personnel
  • Les personnels de la RH n’ont plus à saisir les éléments variables grâce à l’interface paye ni à rentrer les données de présences manuellement
  • La possibilité de dérouler un planning prévisionnel sur l’année
  • L’exactitude des informations correspondant à chaque personne

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