Témoignage client – HSTV utilise le module de gestion des temps d’Horizontal Software.

Fondée en 1661, la Congrégation des Sœurs hospitalières de Saint-Thomas de Villeneuve a créé, en juillet 2010, l’Hospitalité Saint-Thomas de Villeneuve (HSTV). Ce groupe de 9 établissements sanitaires et médico-sociaux (hôpitaux, cliniques, EHPAD, foyers de vie) à but non lucratif a son siège à Lamballe dans les Côtes d’Armor. L’Hospitalité compte près de 2 400 salariés et gère 235 millions d’€ de budget.

Interview de Madame Valérie TRAISSAC, Directrice des ressources humaines du groupe Hospitalité Saint-Thomas de Villeneuve (HSTV), sur la gestion des temps EHPAD Saint-Thomas.

Secteur

Secteur santé

Situation

Lamballe (22)

Besoins du client

  • Harmonistation des outils de gestion des temps, des activités et des absences
  • Une gestion des temps précise
  • Visibilité sur les plannings
  • Interfacage avec l’outils de paie

Bénéfices constatés

  • Une meilleure visibilité sur les horaires des agents
  • Facilitation des suivis de congés
  • Le lien paie et GTA offre un gain de temps administratif

Le contexte de la gestion des talents des établissements HSTV

La solution déployée pour l’ensemble des 2400 salariés est notre module de gestion des temps, activités et plannings avec un choix d’une installation sur les serveurs d’HSTV.

En juillet 2018, le groupe édite un cahier des charges pour harmoniser et moderniser sa gestion des temps. Horizontal software est sélectionné et débute une phase pilote sur 3 établissements en janvier 2019 après une phase de formation des équipes à l’automne. L’essai étant concluant, la solution est déployée sur l’ensemble des établissements en 2020.

Les enjeux pour l'hospitalité Saint-thomas de villeneuve

Au moment de la décision de s’équiper d’un outil de gestion des temps, les objectifs du groupe HSTV étaient les suivants :

  • Harmoniser les outils de GTA dans les établissements (4 outils sur 5 établissements sans compter Excel)
  • Avoir une gestion des temps précise
  • Bénéficier de la visibilité sur les temps effectués et à faire.
  • Interfacer avec la paie

LES BéNéFICES DE LA SOLUTION GTA HORIZONTAL SOFTWARE

En tant qu’agent, l’utilisation du module de gestion des temps permet d’avoir de la visibilité sur ses horaires, ses plannings et le suivi des demandes de congés. Pour les plannings cela est d’autant plus vrai pour les équipes de soins qui ont des modifications de plannings et un besoin de visibilité important.

De plus, les établissements de santé font face à des difficultés de recrutement et rencontrent donc des difficultés de gestion des ressources, il est important d’avoir des plannings à jour.

Pour l’Hospitalité Saint-Thomas de Villeneuve, le lien entre la paie et les plannings est un bénéfice indispensable et une vraie économie administrative pour les équipes RH qui auparavant devaient ressaisir manuellement ou via fichier les informations dans l’outil de paie.

« Dès qu’une difficulté s’est présentée, les équipes d’Horizontal Software, en lien avec les équipes d’HSTV, ont pu échanger et trouver les solutions adaptées »

Dans la conduite du projet, Madame TRAISSAC souligne l’importance d’avoir des équipes projets très bien constituées chez l’éditeur et chez le client. Chez HSTV, il y avait Madame TRAISSAC (DRH groupe), une RRH en tant que chef de projet métier et un chef de projet SI. La stabilité des équipes et leur professionnalisme ont permis de mener à bien le projet. La DRH reconnait le capacité d’accompagnement des équipes d’Horizontal Software ainsi qu’une faculté à trouver des solutions rapidement.

LES PERSPECTIVES AVEC LA SOLUTION DE GESTION DES TEMPS D’HORIZONTAL SOFTWARE

L’outil répondant à l’ensemble des besoins de HSTV, peu de modifications sont envisagées prochainement. Il sera néanmoins nécessaire de revoir le calcul des forfaits jours pour construire des règles de gestion basées sur un nombre de jour travaillés et non sur  un nombre de jours de repos. Il s’agira ainsi d’intégrer les forfaits jour réduits acceptés par l’URSSAF. Par ailleurs, une interface avec l’outil de gestion des remplacement HUBLO® (déjà prête dans e-connection) sera étudiée.

En conclusion

La mise en place de la solution de gestion des temps d’Horizontal software permet de consacrer plus d’énergie sur d’autres défis RH en particulier le recrutement. Les difficultés sur certains métiers en tension (aide-soignant et infirmier) obligent à piloter la formation ianterne pour favoriser la montée en compétence des équipes.

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