Témoignage client GTA – La ville de Mende, le CIAS et la Communauté de communes Cœur de Lozère

Ville de Mende

A deux heures de la côte méditerranéenne, Mende, ancienne capitale du Gévaudan, est située en plein cœur de la Lozère. Mende est également ville-porte des Causses et Cévennes, inscrits depuis le 28 juin 2011 au Patrimoine Mondial de l’Humanité par l’UNESCO.

Le CIAS Cœur de Lozère

Établissement public, le CIAS (Centre intercommunal d’action sociale) met en œuvre l’action sociale de la Communauté de Communes et assure la gestion de plusieurs équipements.

La Communauté de Communes Cœur de Lozère

Rebaptisée Coeur de Lozère en 2009, la Communauté de Communes a vu le jour en 2001. Elle s’appelait alors Communauté de Communes de la Haute-Vallée-d’Olt.

Sept communes se rassemblent sous sa bannière : Mende, Badaroux, Barjac, BalsiègesLe BornPelouse et St Bauzile. Ce septuor représente la voix de 15 427 habitants et s’investit sur un territoire de 21 200 hectares.

 

Interview de Madame Sonia JASSIN, responsable du service informatique de la ville de Mende, au CIAS et à la Communauté de Commune du Cœur de Lozère.

Secteur

Collectivité Publique

Situation

Mende (48)

Bénéfices constatés

  • Une visibilité des compteurs en temps réél
  • La dématérialisation des documents RH
  • Une meilleure gestion des plannings
  • La saisie des demandes d’absence en ligne

les enjeux de la gta pour la ville de mende et le coeur de lozère

Les objectifs de la mise en place d’une solution de gestion des temps et des plannings sont multiples :

  • Supprimer complétement le papier, qui au-delà de l’aspect environnemental engendre des temps de gestion et de ressaisie importants pour les agents et pour le service RH de la ville.
  • Dématérialiser la gestion des présences, des absences, congés et des plannings et simplifier le travail des ressources humaines.
  • Pouvoir proposer une facilité de gestion et une visibilité pour les agents.

les solutions de la gestion des temps et des absences d'horizontal software

Le module de gestion des temps et des activités est utilisé depuis 2013 pour la ville de Mende. Il est interfacé avec le SIRH. En 2018 a lieu la mutualisation des services des 3 collectivités : ville de Mende, CIAS et la Communauté de Communes du Cœur de Lozère. En 2020, l’outil est alors étendu aux 3 collectivités, ce qui représente une population d’environ 15000 habitants et 300 agents. Agents dont il faut gérer les présences, les absences, les plannings et les horaires spécifiques.

La solution est installée en saas et elle est utilisée sur 25 sites. Le pointage est réalisé grâce à 8 badgeuses et du pointage virtuel sur PC.

Les gains pour la ville de mende et le coeur de la lozère

L’utilisation se fait en parallèle de projets et de changement importants au niveau de la collectivité comme la mise en place du RIFSEEP, la gestion en heures de certains agents, le passage aux 1607h qui sont parmi les dossiers les plus engageants pour une collectivité.

Les gains avec cet outil de GTA sont la dématérialisation, la réorientation des RH sur de la gestion de plannings et des retours des demandes des agents, un accès pour les agents aux compteurs de temps, à la déclaration des heures supplémentaires et à une information en temps réelle à laquelle ils n’accédaient pas auparavant.

« ça ne marchera jamais ! » ont entendu la DSI et la DRH

En effet, sur ce type de projet le risque est la non-adhésion des agents. La ville de Mende a mis en place un important travail d’accompagnement, l’ensemble des effectifs a bénéficié d’une formation et le choix a été fait de ne les faire pointer qu’à l’arrivée, pas au départ. Cette confiance a permis d’engager les collaborateurs. Ces derniers ont très bien compris également l’intérêt de l’outil de gestion des temps et des activités déployées dans leur collectivité en leur permettant :

  • Une visibilité des compteurs en temps réél
  • La dématérialisation des documents RH
  • Une meilleure gestion des plannings
  • La saisie des demandes d’absence en ligne

Vous souhaitez en savoir plus ?