Témoignage client – La dématérialisation des entretiens à la ville d’Argenteuil : un gain de temps et d’autonomie pour les agents.

Située au carrefour des départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint-Denis et des Yvelines, la Ville d’Argenteuil, territoire dynamique avec plus de 110 000 habitants, est la commune la plus peuplée du département du Val d’Oise.

Depuis le 1er janvier 2016 la Ville d’Argenteuil fait partie de la Métropole du Grand Paris et de l’Établissement public territorial Boucle Nord-Seine.

Ils nous parlent du choix du module de gestion des entretiens professionnels pour les agents permanents de la Ville.

Interview du service des études et prospective de la Direction des Ressources Humaines de la Ville d’Argenteuil

Secteur

Collectivité Publique

Situation

Argenteuil (95)

Besoins du client

  • Automatiser le processus de recrutement
  • Simplifier et dématérialiser les entretiens des agents
  • Avoir un outil de gestion des formations intégrant le suivi en temps réel des sessions du catalogue CNFPT

Bénéfices constatés

  • Gain de temps dans le traitement des informations et le suivi des dossiers agents
  • Facilité et automatisation avec l’interfaçage entre les modules « recrutement » et « entretiens et compétences »
  • Autonomie des directions
  • Archivage et accès personnel à leurs documents pour les agents
  • Possibilité de requêter les informations pour présenter des rapports à la direction

Le contexte de la gestion des talents à la Ville d'Argenteuil

La ville d’Argenteuil a choisi d’acquérir trois des modules de l’offre d’Horizontal Software :
  • Recrutement
  • Entretiens & Compétences
  • Gestion et évaluation de la formation
Au moment du déploiement du module entretiens et compétences, le module recrutement donne déjà satisfaction et permet de gérer l’ensemble des candidatures. Il permet également, de par la facilité et la modernité du processus de recrutement, d’améliorer l’attractivité du territoire. L’étape suivante a donc été de mettre en place la gestion des entretiens annuels, projet géré fonctionnellement par la DRH.

Début du projet Entretiens annuels à la Ville d'Argenteuil

Les entretiens concernent les agents permanents, environ 2500 personnes, pour les 3 établissements : VILLE, CCAS et CDE, pour lesquels la campagne d’entretiens annuels se déroule idéalement de septembre à décembre.

L’objectif pour la Ville était de simplifier et dématérialiser les entretiens. En effet, avant le déploiement du module entretiens et compétences, c’est un formulaire de 10 pages qu’il fallait publiposter, imprimer, compléter avec le collaborateur puis envoyer en signature sans avoir de suivi précis. La Ville a donc décidé dans un premier temps de revoir et refondre ses trames d’entretien pour ensuite utiliser le module d’Horizontal Software.

La première étape du projet entretiens annuels à la Ville d'Argenteuil

Un premier essai mitigé

Lors de l’acquisition de l’application, la trame est donc revue mais pas le circuit de validation à plusieurs étapes et plusieurs niveaux hiérarchiques.

Les équipes d’Horizontal Software ont donc travaillé sur ce processus sans que les suggestions de modification et de simplification émises dans leurs recommandations ne puissent être mises en œuvre.

La tentative d’adapter un process papier avec un circuit de validation complexe sans le modifier dans le module d’Horizontal Software, non prévu pour ces spécificités, fut donc une déception. Le gain attendu par l’équipe projet et les N+1 n’était pas au rendez-vous pour cette première campagne.

La seconde étape du projet entretiens annuels à la ville d'Argenteuil

Un second essai transformé

Comme les équipes de la DRH le soulignent : « le plus important dans la mise en oeuvre d’un outil est que le projet soit porté par la Direction Générale et qu’il soit cadré et suivi ».

Les équipes d’Horizontal Software et les équipes des Ressources Humaines et de l’Informatique d’Argenteuil se sont rendues disponibles et réactives pour adapter l’outil et les process.

La Ville d’Argenteuil a revu le workflow de signature, rédigé un nouveau cahier des charges et relancé le projet avec un comité de pilotage afin de trouver la meilleure adaptation possible.

Horizontal Software a amélioré l’outil et pris en compte toutes les demandes du nouveau cahier des charges de la mairie avec réactivité pour être prêt pour la campagne annuelle 2020. Par conséquent, la campagne 2020 est une réussite !

Au niveau du support, le retour est positif, les tickets sont pris en charge rapidement, et les réponses sont satisfaisantes.

Bénéfices du module Entretiens et Compétences à la Ville d'Argenteuil

Pour la Direction des Ressources Humaines, le premier bénéfice est le gain de temps, notamment dans le traitement de l’information et dans le suivi du dossier de l’agent. Ensuite vient la facilité, car tout nouvel agent est pris en compte au niveau administratif et les entrées/sorties sont interfacées dans le module entretiens. Les autres avantages sont l’autonomie des directions (même s’il faut toujours les accompagner dans la gestion des entretiens), et l’archivage qui permet à l’agent d’accéder à ses documents sur son propre espace.

Enfin, l’application permet de requêter directement les informations nécessaires. Par exemple l’avis du complément indemnitaire est directement saisi dans l’application permettant de donner les informations à la direction. Autre exemple, il est possible de requêter sur l’avis du N+1 quant aux avancements de grade et/ou promotion interne.

En période COVID, même si l’entretien est facilité, l’avantage de la dématérialisation est encore limité pour certains agents dont l’entretien doit se faire en présentiel. Mais l’accompagnement des équipes de la Ville sur l’utilisation de l’informatique devrait permettre de faire évoluer la situation et on constate déjà une progression quant à l’appropriation des outils numériques.

Les perspectives pour la Ville d'Argenteuil

Il y a encore quelques améliorations à mener sur le module entretiens. Ensuite il s’agira de déployer le module de gestion de la formation quand il intègrera la mise à jour en temps réel des sessions de formation du catalogue CNFPT. Cette fonctionnalité est prévue au cours du 2ème trimestre 2021 par les équipes R&D d’Horizontal Software.

Vous souhaitez en savoir plus ?