Témoignage client – La gestion du temps médical au Centre Hospitalier de Saint-Nazaire

Le Centre Hospitalier de Saint Nazaire est un établissement MCO, (Médecine – Chirurgie – Obstétrique), qui regroupe 978 lits et compte 2718 agents, 289 médecins et 70 internes. En 2010, pas moins de 309 956 journées d’activité ont été effectuées. L’établissement est un hôpital général avec un pôle psychiatrie. Les équipements sont répartis sur deux sites principaux :

Le centre hospitalier du Moulin du Pré, situé en centre ville et qui regroupe les pôles de médecine, chirurgie, obstétrique, ainsi que le plateau technique et la direction

Heinlex, situé à 5 km dans un parc boisé et qui regroupe la gérontologie, la psychiatrie et les services logistiques.

IIl nous parle de la gestion du temps médical et plannings.

Interview de Monsieur Laurent OTT et Madame Christel HERRERO,

coordonnateur des Affaires Médicales du Centre Hospitalier de Saint Nazaire

Et Madame Christel HERRERO,

référente Gestion du Temps Médical.

Secteur

Santé publique

Situation

Saint-Nazaire

EFfectif

  • 2718 agents 
  • 289 médecins
  • 70 internes

Besoin du client

  • Etre conformes à la législation : avoir des tableaux de service
  • Que les jours de congés des praticiens soient tous déclarés sur l’année
  • Avoir des tableaux de garde contrôlés et à jour
  • Envoyer les éléments variables, (les gardes), vers le logiciel de paie

Problématique dE gestion du temps médical

En 2008, le Centre Hospitalier de Saint Nazaire a été candidat auprès de la MEAH, (Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitaliers), pour faire une étude sur la gestion médicale dans l’établissement. La personne qui est venue auditer les différents pôles a constaté qu’il y avait énormément de disparités dans la gestion du temps médical d’un service à l’autre et souvent un décalage avec la législation.

La conclusion de cette étude, qui s’est déroulée sur 9 mois, fut qu’un système automatisé était indispensable.

LE CHOIX Du centre hospitalier de saint-nazaire

Suite à cette étude, un groupe projet s’est constitué. Il regroupait 9 personnes au total dont 50% de médecins, (5 médecins, la Directrice, 1 élève directeur, Madame Herrero et Monsieur OTT).

Avant de chercher un logiciel, les personnes chargées du projet ont demandé au service informatique quels prestataires pourraient leur fournir un logiciel. Le responsable, Monsieur Clément, a indiqué qu’Horizontal Software (ex Agiletime), déjà en installé depuis 2003, avait un module de gestion du temps médical, ce qui serait plus simple à mettre en place qu’un nouveau système.

En septembre 2008, une équipe s’est présentée au Centre Hospitalier du Mans pour avoir une présentation du logiciel. Cette visite fut concluante, l’application «correspondait à nos besoins et répondait à nos questions» précise Monsieur OTT. « Sur ce qui ne correspondait pas », (environ 7 points non bloquants), « Horizontal Software (ex Agiletime) s’était engagé à faire évoluer l’outil en conséquence. »

Le déroulement du projet

Début 2009 : signature avec EquiTime

Avril 2009 : début de la collaboration avec Didier LEBRUN, consultant expert d’Horizontal Software (ex Agiletime), qui est venu recenser les besoins et le mode de fonctionnement avant de paramétrer l’outil

Septembre 2009 : mise en place dans des services pilotes : 1 pôle complet et 2 services au sein de 2 pôles distincts. Le pôle de psychiatrie regroupant 4 services pour tester le niveau du responsable avec le chef de pôle, le service de gynécologie et le service de cardiologie pour tester un niveau plus fin avec les tableaux de service et de gardes. L’établissement était alors divisé en 8 pôles au total, (9 aujourd’hui).

Comment s'est passée cette phase pilote dans le CH de Saint-Nazaire

« Le pôle de psychiatrie et surtout son chef ont été ravis du logiciel, ils le trouvaient pratique et très simple d’utilisation. Il n’y avait que du positif. » 

Concernant le service en gynécologie, Monsieur OTT indique que ce fut plus compliqué à mettre en place à cause de la structure interne du service.

En décembre 2009, la phase de test a pris fin. L’équipe projet souhaitait passer très vite au déploiement complet de manière à ce que l’adhésion des praticiens ne s’essouffle pas.

Début 2010, l’équipe a profité de deux auditoires majeurs en interne : la CME, (Commission Médicale d’Etablissement), et la COPS, (Commission d’Organisation de la Permanence des Soins), pour présenter l’application et obtenir l’adhésion des chefs de service et des praticiens. «Le président de la COPS qui avait complètement adhéré au projet a été moteur». Ils ont ainsi obtenu l’adhésion de 90% des médecins qui ne faisaient pas de tableaux de service précis jusqu’alors, «non pas de façon volontaire, mais par manque de temps et d’outils» précise Monsieur OTT.

A partir de là, le planning de déploiement a été déroulé au sein du Centre Hospitalier. Il fallait mettre le logiciel en place dans une trentaine de services. Monsieur OTT et Madame HERRERO se sont partagé les services.

Dans un premier temps, ils y rencontraient le chef de service pour faire le paramétrage, dans un second temps il y avait une phase de test d’un mois puis le troisième mois, la mise en place du logiciel était définitive. Le déploiement global a duré environ 8 mois. Seule l’interface vers le logiciel de paye reste à mettre en place actuellement.

Quels conseils donneriez-vous aux établissements qui n’ont pas encore de système en place ?

« Qu’ils n’ont pas le choix, c’est une obligation légale d’avoir un tableau de service. » En effet, en cas de problème, sans tableau de service, la responsabilité incombe automatiquement à la Direction mais aussi au Chef de Service et à tous les praticiens qui y sont rattachés.

De plus, Monsieur OTT indique que pour obtenir l’adhésion des praticiens, il faut leur présenter les intérêts qu’ils y trouveront. « Pour les services qui travaillent beaucoup, l’application fait ressortir toutes les heures supplémentaires puisqu’elle compte le travail additionnel », ce qui est un point important pour les médecins.

Enfin expliquer aux praticiens que c’est un outil de gestion des congés quand certains pourraient y voir un outil de contrôle de l’activité.

Le bilan de la gestion du temps médical u centre hospitalier de Saint-nazaire

La gestion du temps médical répond maintenant à la législation, point très important avancé par Monsieur OTT. Elle a également permis de faire ressortir, s’il y en avait, les problèmes au sein des services, ce qui permet à la Direction Médicale d’être alertée et de chercher des solutions appropriées.

De plus, la simplicité d’utilisation de l’outil induit un temps de formation et une prise en main très rapides ce qui est très important du point de vue des praticiens qui ne peuvent pas se permettre de passer trop de temps à appréhender un outil administratif.

« L’application a simplifié la gestion du temps médical même si d’un autre côté cela a généré de nouveaux besoins chez les utilisateurs. A la Direction Médicale, nous passons plus de temps sur l’étude des tableaux de service car on sait que les données sont correctes et donc qu’on peut avoir des analyses plus précises. Nous avons gagné en qualité de suivi car l’outil est fiable avec des informations précises. Avant nous n’avions aucune information. »

Monsieur OTT estime qu’un gain de temps de travail de l’ordre de 50% sera fait lorsque l’interface avec le logiciel de paie sera active. A l’heure actuelle, une personne à temps complet doit encore calculer les gardes manuellement avant de les intégrer dans la paye.

Les points forts de notre solution de gestion des temps et plannings

  • Être conforme à la législation
  • Avoir une gestion du temps simplifiée
  • Faire des analyses plus précises des tableaux de service
  • Faire apparaitre des problèmes quand il y en a
  • Avoir une vraie qualité de suivi grâce à la fiabilité de l’outil
  • Comptabiliser les heures supplémentaires

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