Témoignage client – La planification optimisée à la Société d’Exploitation de la Tour Eiffel

La Tour Eiffel est le monument payant le plus visité en France avec chaque année près de 7 millions de visiteurs.

Près de 600 personnes font vivre la célèbre Dame de Fer tous les jours. La moitié est employée par la SETE, l’autre moitié par des sous-concessionnaires (points de vente de souvenirs, buffets et restaurants, longues vues, distributeurs automatiques de billets, visites des coulisses de la Tour Eiffel) et les sous-occupants (police, sapeurs-pompiers, la Poste, Météo France…).

Le monument est ouvert 365 jours par an. Ils nous parlent de la planification optimisée des salariés. 

Interview de Madame Valérie PREVOS

Responsable du personnel de la SETE – Société d’Exploitation de la Tour Eiffel

Réalisée en Juin 2017

Secteur

Privé

Situation

Paris

EFfectif

300 Salariés

Besoins du client

  • outil de planification
  • automatisation par cycles de travail
  • respect de l’obligation de service 7 jours sur 7
  • planification sous contraintes

La problématique de planification de la S.E.T.E.

La SETE recherchait un outil pour gérer les plannings de ses 300 salariés. Entretien, ascenseurs et accueil des visiteurs sont des étapes clés pour laisser un souvenir inoubliable aux millions de touristes qui visitent chaque année ce monument.

Les agents travaillent en cycle : 3 journées de travail, 3 soirées et 3 jours de repos rythment leur emploi du temps.

Outre la forte amplitude horaire, la SETE a une obligation de service pour accueillir le public. Les agents sont affectés à des lieux particuliers en fonction des besoins : rez-de chaussée, ascenseurs…

Cette spécificité a nécessité une planification sous contraintes. La SETE a choisi E-Optim pour s’en charger.

La planification optimisée rythme les affectations des salariés

Le module de planification optimisée (ex. E-Optim) a permis de faire le lien entre le cycle de travail des salariés et les contraintes géographiques liées à leur poste. La solution permet une visualisation des plannings à la journée par ses utilisateurs : la direction de l’exploitation.

« Nous avons choisi le module de planification optimisée (ex. E-Optim) d’Horizontal Software car elle permettait d’intégrer une majorité de contraintes et de fiabiliser les données sur nos agents qui sont très importantes notamment pour la paie » déclare Valérie Prevos, Responsable du personnel de la SETE.

Le module de planification optimisée (ex. E-Optim) concilie contraintes sociales, règlementaires et individuelles. L’outil génère automatiquement les plannings en un seul clic ou par simulations successives. Grâce à son interface intuitive et accessible via tous les navigateurs web usuels, il est très facile à gérer. Sa puissance de calcul s’adapte en temps réel aux besoins grâce au parallélisme et à la technologie Cloud.

« Notre système intègre plusieurs types de contraintes et préférences : le contrat de travail (mi-temps, temps complet…), les souhaits personnels (ne pas travailler le mercredi par exemple), les compétences (personne multilingue) et grâce à son algorithme, Le module de planification optimisée (ex. E-Optim) propose la meilleure organisation » précise Didier Marcel, VP Ventes Directes chez Horizontal Software.

Chaque année, la SETE définit les besoins en fonction des périodes d’affluence (vacances scolaires, Noël…) et du lieu d’affectation dans le monument (nombre d’ascenseurs à mettre à disposition…).

Les plannings clés pour les équipes de la Société d'Exploitation de la Tour Eiffel et l'ouverture du site

L’outil automatise ainsi les affections géographiques des agents et permet de gagner en optimisation et en efficacité.

« E-Optim de Horizontal Software est évolutif et nous a permis d’intégrer d’autres briques. C’est un vrai avantage pour nous qui devons nous adapter rapidement pour ne pas mettre en péril l’accueil des visiteurs. Si un agent n’est pas planifié, le monument est susceptible de ne pas ouvrir » ajoute Valérie Prevos, Responsable du personnel de la SETE.

Les évolutions prévues pour les collaborateurs de la Société d'exploitation de la tour eiffel

La SETE souhaite faire évoluer cette approche en créant à l’avenir des plannings horaires pour faire face encore plus efficacement à l’affluence que rencontre le monument.

Les points forts de notre solution de planification

  • Mise en corrélation des cycles de travail et des contraintes géographiques liées à chaque poste
  • Visualisation des plannings à la journée
  • Envoi des données agents fiables vers la paye
  • Prise en compte des contraintes sociales, réglementaires et préférences individuelles
  • Génération automatique et optimisée des plannings en fonction des besoins définis par périodes