Le GH Nord-Essonne mutualise sa gestion des temps avec Agiletime

À propos du Groupement Hospitalier Nord-Essonne

Le Groupe Hospitalier Nord-Essonne, situé à proximité de Paris comprend les hôpitaux de Juvisy-sur-Orge, Longjumeau, Orsay, ainsi que le site du Grand Mesnil, spécialisé en psychiatrie. Offrant une gamme complète de soins de proximité et spécialisés, le GH Nord-Essonne se distingue par ses services d'urgence, maternités, pédiatrie, diverses spécialités chirurgicales et médicales, réanimation, entre autres. Avec ses équipements de pointe, notamment deux IRM, trois scanners, un service d'échographie et un plateau de soins critiques, le GH Nord-Essonne est un acteur majeur dans de nombreuses filières de soins et de traitement.

Entretien avec Madame Statuto

Quelle est votre problématique ?

Madame Statuto : Depuis quelque temps, les Centres Hospitaliers d'Orsay et de Longjumeau envisageaient un rapprochement pour mutualiser nos ressources informatiques et systèmes d'information. Au moment de la formation du groupement, le CH d'Orsay utilisait l'outil Médiane pour la gestion du personnel, tandis que Longjumeau opérait avec CPage. Nous avons finalement décidé de conserver et d'étendre CPage au CH d'Orsay.

En ce qui concerne la planification, nous étions confrontés à un défi particulier. Le logiciel interne intégré à Médiane ne pouvait pas être couplé avec CPage. Par ailleurs, à Longjumeau, nous utilisions une version obsolète de Gestor, que notre équipe projet souhaitait remplacer. Cela nous a amenés à envisager sérieusement l'adoption d'un nouveau logiciel de Gestion des Temps. C'était une décision importante pour nous, nécessitant une approche bien réfléchie pour choisir une solution adaptée à nos besoins conjoints et à notre nouvelle structure organisationnelle.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Madame Statuto : Suite aux réponses que nous avons reçues pour notre appel d'offres, nous avons spécifiquement demandé une démonstration d'AgileTime. Cette présentation a été un moment décisif pour nous. Le logiciel nous a impressionnés par sa simplicité d'utilisation apparente. Cela a joué un rôle crucial dans notre décision finale. Voir AgileTime en action, avec toutes ses fonctionnalités et sa convivialité, a clairement incliné la balance en sa faveur. C'était exactement le type de solution que nous recherchions, capable de s'adapter à nos processus sans complexifier davantage nos opérations.

Comment s'est déroulé le projet ?

Madame Statuto : Le processus de mise en œuvre a commencé par l’établissement d’Orsay, où nous avons introduit AgileTime parallèlement à CPage. Cette simultanéité a représenté un vrai défi, notamment parce que nous n’avions pas encore toutes les données nécessaires pour AgileTime. Pour les utilisateurs, apprendre à maîtriser deux nouveaux logiciels en même temps a été complexe, mais avec le temps, tout s'est stabilisé.

La transition s'est ensuite déroulée à Longjumeau, où nous avons également installé des badgeuses physiques. Le Consultant du Groupe HSW qui a supervisé ce projet a été d'une aide précieuse. Il a constamment cherché à améliorer les aspects du logiciel, notamment en ce qui concerne les temps de réponse pour la balance horaire qui étaient initialement trop longs. 

Je tiens à souligner l'excellent travail de notre formatrice du Groupe HSW. Sa pédagogie, sa patience et son calme ont été cruciaux. Elle a été unanimement appréciée par l’équipe pour son approche et sa capacité à faciliter la compréhension du logiciel. Ces deux professionnels ont joué un rôle majeur dans le succès de notre projet et ont gagné le respect et l'appréciation de toute l’équipe hospitalière.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation ?

Madame Statuto : Depuis l'intégration d'AgileTime, nous avons observé plusieurs bénéfices significatifs. Tout d'abord, l'aspect HR Performance a été une révolution pour nous. Auparavant, nous étions vraiment limités dans nos capacités de comptabilisation et d'analyse. Désormais, nous pouvons facilement accéder aux données requises par la DRH et les exploiter de manière efficace.

D'un point de vue informatique, le fait de n'avoir plus qu'un seul logiciel à gérer représente un véritable soulagement. Cela simplifie grandement notre travail au quotidien.

En termes de gains de temps, l'interface avec CPage pour l'envoi des éléments variables de la paie est un atout majeur. En outre, la gestion des droits est une fonctionnalité essentielle très appréciée dans notre établissement. Les cadres de garde, par exemple, peuvent accéder et visualiser les plannings de tous les agents sans pouvoir les modifier. Cela offre une gestion fine des droits d'accès, un élément crucial que nous attendions au moment de l'appel d'offres.

Enfin, une fonctionnalité inattendue mais maintenant régulièrement sollicitée par les cadres est le calcul des besoins. C’est un avantage supplémentaire offert par AgileTime, qui nous aide à mieux évaluer et planifier nos ressources humaines.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Madame Statuto : Concernant les évolutions à venir, nous envisageons sérieusement la gestion du temps médical avec AgileTime. Nous avons eu l'opportunité de voir une présentation de l'application dédiée au personnel médical, et ce que nous avons observé nous a vraiment impressionnés. Bien sûr, l'adoption de cette partie du projet nécessite l'approbation des partenaires sociaux, des cadres, etc. En outre, nous devons d'abord implémenter AgileTime à Juvisy, qui vient de rejoindre notre Groupe Hospitalier.

Nous sommes également en phase de test pour la fonctionnalité self-service sur un service pilote, notamment pour le workflow des demandes de congés. Cet outil s'est avéré très pratique et a été bien accueilli. Il est prévu de l'étendre à tous les services à terme. 

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Statuto : Depuis l'introduction d'AgileTime au sein de notre Groupe Hospitalier, nous avons constaté plusieurs avantages significatifs :

• Un gain de temps notable pour notre département RH, notamment grâce à l'interface efficace avec CPage
• L'outil de reporting d'AgileTime, qui est à la fois simple d'utilisation et très complet
• La gestion des droits d'accès selon les profils est également un atout précieux
• La fonctionnalité du calcul des besoins
• Le circuit de validation des demandes d'absence, nous prévoyons d'étendre cette fonctionnalité à l'ensemble des services, car très appréciée par le service pilote